Функции кадровой службы в организации 2020

Функции кадровой службы в организации 2020

Обязанности, правила формирования и функции кадровой службы

В любой компании формируется кадровый отдел, ответственный за найм, увольнение или переводы работников. Функции кадровой службы приводятся во внутренней нормативной документации компании, а также закрепляются в трудовом договоре, составляемом с каждым новым кадровиком.

Положение о кадровой службе

Оно не является обязательным документом в компании, но в крупных организациях часто используется, так как позволяет структурировать работу службы. В него включаются значимые сведения:

  • задачи, которые приходится решать сотрудникам отдела кадров;
  • реализуемые функции;
  • права и обязанности специалистов;
  • способы взаимодействия друг с другом, другими отделами и руководством.

Утверждается положение директором предприятия, после чего становится локальным актом, которого должны придерживаться работники кадрового отдела. Нередко оно называется специфической должностной инструкцией для кадровиков.

Внимание! Эффективность работы всего отдела оценивается на основании того, как хорошо реализуются задачи, приводимые в положении.

Положение об отделе кадров

Оно может формироваться в свободной форме, но стандартно в него включаются следующие пункты:

  • общие положения, содержание правила создания, реорганизации или ликвидации отдела, а также указывается начальник, назначенный на должность на основании официального распоряжения директора фирмы;
  • задачи, заключающиеся в разработке кадровой политики, подборе и расстановке сотрудников, а также в контроле использования специалистов в различных подразделениях;
  • структура отдела;
  • функции, к которым относится формирование банка данных, обеспечение приема и размещения новых работников, создание резерва, проведение аттестации и выполнение множества других действий;
  • права каждого сотрудника отдела;
  • ответственность за нарушение положения или трудовой дисциплины;
  • правила служебного взаимодействия, так как работники службы сотрудничают с представителями других подразделений по вопросам, касающимся отпусков, увольнения или перевода, оформления отчетностей или юридических проблем.

Документация детально изучается и подписывается руководителем предприятия.

Об отделе персонала

Данное положение часто используется в крупных компаниях.

Таблица 1. Включенные разделы.

Разделы документа

Содержание

Указывается, что отдел выступает самостоятельным подразделением предприятия, а также формируется и ликвидируется на основании приказа руководителя. Возглавляется раздел начальником, назначаемым с помощью официального распоряжения директора. Отдел при функционировании ориентируется на законодательство РФ, приказы гендиректора, а также руководство по стандартам.

Она утверждается директором, а также состоит из одного подразделения. Число работников устанавливается штатным расписанием.

Они заключаются в реализации политики фирмы, разработке системы оплаты и премирования, программ обучения, обеспечении компании работниками.

Отдел наделяется многочисленными функциями, причем регулярно вносятся руководителем дополнительные пункты, не противоречащие должностной инструкции кадровиков.

Специалисты могут проводить совещания, принимать на работу сотрудников, требовать материалы от других отделов или вести переписку со всеми работниками.

Во время работы они должны учитывать требования законодательства, соблюдать трудовую дисциплину, ответственно подходить к должностным обязанностям, а также обеспечивать сохранность имущества.

Внимание! Если гражданин хочет работать в кадровом отделе, то он предварительно знакомится с положением под подпись.

Видео с функциями отдела:

Цель работы подразделения

Подразделение требуется для достижения основных целей компании. Оно занимается обеспечением организации кадрами, нужными для ведения деятельности. При этом учитывается, какими навыками, образованием и опытом обладает каждый соискатель, что позволяет эффективно применять потенциал наемного специалиста.

Работники подбираются с применением разных стратегий, для этого размещаются объявления в СМИ или печатных изданиях, а также используются возможности центра занятости. Для определения навыков и знаний соискателей внедряются в работу уникальные методики отбора и тесты. Для улучшения эффективности функционирования организации проводятся процедуры адаптации новичков, а также регулярно специалисты отправляются на курсы повышения квалификации.

Задачи подразделения

Отдел кадров решает множество задач, к которым относится:

  • правильный подбор новых сотрудников;
  • определение количества рабочих мест в компании;
  • расчет выходных и будней для выявления оптимальной зарплаты каждого претендента;
  • расчет отпусков;
  • передача сведений о каждом сотруднике в бухгалтерию;
  • организация отбора новых сотрудников;
  • найм специалистов, обладающих нужным опытом и квалификацией;
  • формирование штата;
  • разработка специальных планов, на основании которых работники строят карьеру;
  • формирование кадровых технологий.

Внимание! Специалисты кадровой службы обязаны регулярно передавать в ПФ, ФНС и другие государственные инстанции сведения о кадрах.

Функции кадровой службы

Работники отдела кадров должны справляться с многочисленными функциями. К ним относится:

  • формирование плана комплектации штата новыми кадрами, для чего учитывается программа развития фирмы;
  • прием, перевод или увольнение сотрудников без нарушения положений ТК;
  • учет сотрудников;
  • хранение и внесение записей в трудовые книжки;
  • заполнение бумаг на основании правил делопроизводства;
  • исполнение распоряжений руководителя;
  • анализ текучки кадров и состава штата;
  • проведение мероприятий, направленных на повышение квалификации сотрудников;
  • формирование резерва;
  • создание предложений, направленных на улучшение использования рабочих мест;
  • выявление параметров, на основании которых работники могут рассчитывать на поощрения или премии;
  • предоставление вакансий при сокращении или переводе специалистов;
  • контроль над трудовой дисциплиной и выполнением инструктажа;
  • ведение отчетов.

Внимание! Каждый отдел компании при появлении необходимости в новом сотруднике формирует специальную заявку, отправляемую в кадровую службу, на основании чего начинается поиск специалиста.

Структура отдела

Она может значительно отличаться в разных компаниях, так как на нее влияют факторы:

  • размер предприятия;
  • численность работников;
  • задачи, которые ставятся руководителем перед работниками службы.

Внимание! В небольших компаниях все вопросы, касающиеся кадрового делопроизводства, решаются бухгалтером или вовсе секретарем директора.

Но в крупных организациях, которые нацелены на развитие и расширение штата, требуется полноценный отдел. В нем работают разные специалисты, занимающиеся делопроизводством, охраной труда, адаптацией, рекрутингом, обучением сотрудников, назначением льгот или иными действиями.

История создания

Впервые управление работниками потребовалось в Англии, для чего люди одной деятельности объединялись в гильдии. Обычно это относилось к плотникам, каменщикам и иным ремесленникам. Деятельность гильдий была направлена на улучшение труда своих членов.

Читать еще:  Срок подачи в суд на пенсионный фонд

В России в 1918 году введена трудовая повинность, для чего утверждался Кодекс законов, касающийся труда работников. За счет таких изменений проводится учет занятости населения, а также предотвращались митинги и саботаж буржуазии.

В 1925 году на основании реформы биржи труда отменился обязательный найм через трудовую инспекцию. В 1930 году созданы первые отделы кадров, что стало дополнительным способом устранения безработицы.

Виды и создание кадровой политики

Отдел кадров обязан разрабатывать политику, на основании которой трудятся кадровики.

Таблица 1. Виды политики.

Что изменилось в должностной инструкции кадрового специалиста в 2020 году?

Должностную инструкцию кадрового специалиста рекомендуется поддерживать в актуальном виде, не дожидаясь обновления профстандартов. В 2020 году у работников появились новые обязанности, которые необходимо включить в документ.

Своевременное обновление должностной инструкции позволит избежать конфликтов по поводу выполняемых трудовых функций и административных наказаний со стороны проверяющих органов.

Как изменились обязанности кадровых работников?

Электронные трудовые книжки

Главное изменение в 2020 году для кадровиков — это переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), установленный ФЗ №439. Пока введение ЭТК осуществляется по желанию работников организаций, но при трудоустройстве с 2021 года трудовые будут вестись в новой виде.

Если сотрудник компании написал заявление на электронный документ, то работнику по персоналу нужно заполнять форму СЗВ-ТД в цифровом виде. В связи с этим работодателю необходимо внести дополнения в должностную инструкцию кадрового специалиста, добавив новую функцию. Также в документе можно отразить требования к сотруднику выдавать сведения о трудовой деятельности персоналу по форме СТД-Р.

Предоставление отчетов в Пенсионный Фонд России

Еще одна новая обязанность кадрового работника, вытекающая из введения ЭТК, — составление ежемесячного отчета в ПФР по форме СЗВ-ТД. В документ включают данные о найме, перемещении, увольнении, заявлениях на электронные трудовые сотрудников.

Электронные заявления

С 2020 года разрешен обмен электронными заявлениями между работниками и работодателем. Раньше работодатель мог принимать документы в цифровом формате только от дистанционных сотрудников, теперь от любого специалиста организации.

Если в компании вводится электронный документооборот, то необходимо обновить должностную инструкцию кадрового специалиста, включив туда обязанность по работе с документами через телекоммуникационную сеть интернет.

Последствия отсутствия квалификации

Если кадровик не справляется с обязанностями, включенными в должностную инструкцию, то:

работодатель вправе уволить специалиста — по статье 81 ТК;

организация может получить административный штраф за несвоевременное предоставление отчетов или ошибки в документах;

руководителю придется искать нового сотрудника, квалификация которого позволяет выполнять появившиеся функции.

Обучение для выполнения новых обязанностей кадровиков

Чтобы не терять время, деньги и сотрудников, нужно отправить специалиста на курсы повышения квалификации. В ООО «Национальной академии современных технологий» слушатели изучат:

обязанности кадрового работника в связи с переходом на ЭТК;

порядок выдачи сотрудникам сведений о деятельности по форме СТД-Р;

особенности заполнения и сдачи нового отчета формы СЗВ-ТД в ПФР и так далее.

Мы обучаем по дистанционным образовательным программам. Это позволяет слушателям обновлять знания и совершенствовать профессиональные навыки по новым требованиям, внесенным в должностную инструкцию кадровика, без отрыва от работы.

В НАСТ специалисты могут выбрать одну из готовых программ повышения квалификации или заказать персональный учебный план. Для бесплатной консультации позвоните по телефону 8 (800) 505-76-10.

Кадровая служба в организации

Функции кадровой службы

Первая, наиважнейшая функция отдела — ведение кадровой документации в соответствии с требованиями законодательства по труду. Если в организации не налажено делопроизводство — она всегда под дамокловым мечом проверки инспекции по труду. Игнорировать эту деятельность ни в коем случае нельзя. Кроме того, есть еще охрана труда — это еще более жестко регулируемая законом функция, которую часто вменяют в обязанности отдела кадров.

Остальные же задачи бывают опциональными. Кадровая служба организации занимается следующими направлениями:

  • учет и нормирование труда;
  • подбор персонала;
  • оценка;
  • развитие, обучение;
  • мотивация персонала;
  • формирование корпоративной культуры организации.

Какие функции выполняет HR-отдел, решает руководитель организации, исходя из стратегических задач и планов развития компании.

Структура кадровой службы

Структура отдела зависит, во-первых, от размера компании (численности штата), а во-вторых, от тактических задач, поставленных перед специалистами по кадрам. В маленьких компаниях кадровое делопроизводство поручают бухгалтеру или даже секретарю. Если же компания большая, активно развивающаяся, заинтересованная в быстром и эффективном закрытии вакансий, удержании персонала, его развитии, тогда по каждому из направлений работы должны работать отдельные специалисты или группы специалистов, например:

  • отдел кадров (делопроизводство);
  • служба охраны труда (обязателен выделенный специалист, если в штате организации более 50 человек);
  • отдел рекрутинга;
  • отдел адаптации;
  • ассесмент-центр;
  • учебный центр;
  • департамент компенсаций и льгот.

Возглавляет службу директор по персоналу.

Иногда делопроизводство и охрана труда бывают выведены в отдельные структурные единицы, которые не подчиняются директору по персоналу.

Как формировать кадровую политику

Функционал работников кадровых служб включает в себя не только ведение кадрового делопроизводства. Им приходится быть то секретарями, то юристами, а иногда и формировать кадровую политику.

Нынешняя работа надоела; стало скучно пару раз в год отправлять людей в отпуска и ежеквартально сдавать отчеты, а в голове постоянно всплывал один и тот же эпизод из фильма «Три мушкетера». Точнее, не эпизод, а фраза: «Господа, мы тупеем на этой войне». Вот и Алина, отупев от вечной рутины, решила сменить работу. Да, в той же кадровой сфере (не возвращаться же обратно в секретари), но отличающейся по содержанию.

Интересную вакансию она увидела практически сразу: небольшая компания, зато от кандидата ждут организацию корпоративных мероприятий (уже что-то живое и творческое), участие в наполнении корпоративного сайта и… разработку кадровой политики. Последнее немного смутило: о таком Алина раньше не слышала.

«Гугл всемогущий» немедленно выдал ей нужную статью: с таблицей, включающей в себя этапы развития организации, типы политики в зависимости от взаимодействия с внешней средой, организации кадровых процессов, реакции руководства. Мозги начали закипать от обилия терминологии, за которой не удавалось разглядеть сути описываемого предмета. И Алина решила посоветоваться с приятельницей — та работала директором по персоналу и могла рассказать, что представляет из себя кадровая политика на практике.

— Во-первых, запомни: кадровая политика — это не написанный документ, а действия руководства в отношении персонала. Если руководство считает, что ты разработаешь политику, при которой все станут радостно и хорошо трудиться, но сами начальники нечего не поменяют в своей работе, не соглашайся, потому что твоя миссия окажется невыполнимой и тебя же объявят виноватой.

Во-вторых, человек устроен так, что радикально поменять поведение не в состоянии даже при наличии собственного желания. Так что тебе все равно придется сначала зафиксировать текущую кадровую политику, а потом постепенно ее менять, ориентируясь на экономическую ситуацию и планы развития бизнеса.

Кадровая политика организации – это продуманная система взаимодействия руководства и работников. Отвечают за ее реализацию все руководители компании – от линейных до генерального директора. Направления кадровой политики организации бывают пассивными, реактивными, превентивными и активными.

Читать еще:  Гарантийные сроки на технику по закону

В первом случае руководство практически бездействует, устраняя последствия негативных поступков (часто выливающееся в наказание «стрелочника»), не пытаясь выяснить их причины. Например, поиск нового сотрудника начинается сразу после увольнения прежнего, без формулирования и указания четких критериев поиска и с обвинениями рекрутера в плохой работе.

При реактивной политике негатив не только активно и своевременно устраняют, но и пытаются проанализировать причины его возникновения..

Превентивная политика позволяет не только заранее просчитать возможность конфликтов, некачественного выполнения работы, но и минимизировать их проявление. Работников заранее обучают работе на новом оборудовании, находят продуктивное применение неформальным лидерам, заранее планируют увеличение штата при расширении бизнеса.

Активная политика подразумевает прогнозирование среднесрочного и долгосрочного развития бизнеса, персонала и активное осознанное и целенаправленное управление данными процессами.

Управление кадровой политикой организации может развиваться только поэтапно, невозможно перепрыгнуть из пассивной сразу в активную. Разработка кадровой политики состоит из нескольких этапов.

  1. Анализ существующей политики.
  2. Разработка конкретных действий по переходу на следующий уровень.
  3. Обучение руководства работе в новых условиях.
  4. Знакомство персонала с новыми правилами.
  5. Контроль соблюдения принципов кадровой политики.

Кадровые технологии на государственной гражданской службе

Все кадровые процедуры, касающиеся служащих государственных органов: от найма до увольнения, регламентируются законом № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе РФ». Основная специфика состоит в том, что поступить на госслужбу можно только по конкурсу (за редким исключением); требования к квалификации и образованию четко прописаны. Для этой категории работников существует ряд ограничений и запретов (например, утрата доверия или гражданство другого государства). Госслужащему нельзя заниматься предпринимательством, приобретать ценные бумаги и открывать счета в иностранных банках.

Положение о кадровой службе

Такой документ не является обязательным — но наличие его поможет структурировать работу отдела: обозначить решаемые задачи, выполняемые функции, права и обязанности специалистов, их взаимодействие внутри отдела, правила коммуникации с другими подразделениями предприятия.

После утверждения Положения руководителем организации оно становится локальным нормативным актом — своего рода должностной инструкцией для всего отдела. Подойти к составлению Положения нужно со всей ответственностью: в дальнейшем эффективность работы отдела оценивается, исходя из того, насколько хорошо выполняются задачи, сформулированные в этом документе.

Все сотрудники отдела должны ознакомиться с содержанием Положения и поставить подпись.

Интересно сравнить два документа: Положение об отделе кадров и Положение об отделе персонала. Различия в функциях очевидны.

Положение об отделе кадров

Основные задачи и функции подразделения

Кадровая служба решает следующие задачи:

  • Комплектует организацию специалистами, рабочими и руководителями в соответствии с особенностями деятельности.
  • Разрабатывает кадровую политику организации.
  • Подбирает и оценивает расстановку кадров.

Кадровая служба осуществляет следующие функции:

  1. формирует банк кадров, обеспечивает контроль и учет их движения;
  2. обеспечивает обучение, профессиональную дополнительную подготовку и аттестацию работников (совместно с начальниками отделов и служб);
  3. обеспечивает оформление приема, перевода и увольнения работников;
  4. выдает справки о трудовой деятельности работников организации;
  5. обеспечивает учет и хранение трудовых книжек, иных кадровых документов, передачу их в архив;
  6. подготавливает материал для предоставления работников к поощрению, вносит данные о поощрении в трудовые книжки работников;
  7. готовит документы по пенсионному страхованию, для назначения пенсий работникам, представляет их в органы социального обеспечения;
  8. обеспечивает оптимизацию оформления кадровой документации, автоматизацию процессов в соответствии с последними достижениями науки и техники;
  9. осуществляет табельный учет, составление графиков отпусков сотрудников организации;
  10. проводит анализ причин текучести кадров и т.п.

Структура документа

Форма Положения об отделе кадров не установлена законодательно. Организация может разработать свои собственные формы нормативных локальных актов и руководствоваться ими.

На нашем сайте имеется образец Положения об отделе кадров, который можно скачать для своего удобства. При составлении документа можно придерживаться следующей структуры:

  1. общий раздел;
  2. задачи и функции отдела;
  3. обязанности и права работников отдела;
  4. раздел, оговаривающий ответственность работников;
  5. итоговый раздел.

Общие положения

В данном разделе определяется цель разработки положения, приводятся ссылки на нормативы, которыми руководствовались при его создании, включая межотраслевые и ведомственные. Здесь же можно расшифровать основные термины и сокращения, используемые в тексте документа.

Задачи и функции

При необходимости раздел может быть поделен на «Задачи» и «Функции». Перечисляются задачи и функции отдела, приводится структура отдела с указанием подчиненности и подчиненность отдела в структуре всей организации. Данный раздел должен быть максимально подробным.

Читать еще:  Когда нужно выписывать с ф на авансы

Права и обязанности сотрудников

Поскольку основным документом, регламентирующим обязанности и права сотрудников, занимающих конкретные должности, является должностная инструкция, данный раздел в положении допускается не конкретизировать. Сюда включаются только общие для всех сотрудников права и обязанности.

В разделе можно описать также схему взаимодействия с другими подразделениями при реализации вышеуказанных функций и задач. Допускается вынесение схем взаимодействия в отдельный раздел.

Ответственность

В данном разделе оговаривается ответственность руководителя подразделения и общая ответственность работников.

Итоговые положения

В заключительных положениях может оговариваться порядок вступления документа в силу.

Согласование

Положение подписывается лицом, разработавшим его (как правило, это начальник отдела кадров) и передается для согласования в установленном в организации порядке.

Как правило, все Положения о структурных подразделениях согласовываются начальником службы документационного обеспечения управления и юрисконсультом, но могут участвовать и другие руководители.

После согласования и, при необходимости, внесения правок, Положение передается на утверждение.

Утверждение

Положение о структурном подразделении утверждается и вводится в действие приказом по организации, который подписывает руководитель. Для этого:

  • в правом верхнем поле «шапки» Положения располагается гриф «Утверждаю», содержащий должность с указанием организации, ФИО и подпись руководителя, утвердившего документ;
  • в приказе обозначается дата начала действия Положения.

Как ознакомить работников

Согласно трудовому законодательству (ст. 68 ТК РФ) работодатель обязан ознакомить работника с нормативными локальными актами, оговаривающими порядок осуществления его конкретной трудовой функции. Положение о структурном подразделении относится к таким актам.

Вновь принятые работники должны быть ознакомлены с ним при приеме на работу. Если же Положение утверждено позже, руководитель подразделения должен обеспечить ознакомление с ним уже работающих сотрудников в установленный распорядительным документом срок.

Ознакомление обеспечивается под подпись.

Лист ознакомления может быть как приложен к Положению, так и являться частью журнала ознакомления с нормативными актами отдела кадров.

Сколько хранится

Положение об отделе кадров подлежит внесению в номенклатуру дел отдела кадров.

Оригинал Положения должен храниться в организации постоянно. Рабочие копии имеют срок хранения ДЗН – до замены новыми.

Отдел кадров

Отдел кадров — это структура в организации, которая занимается управлением персоналом.

Отдел кадров является не только функциональной единицей, это еще и лицом компании, так как именно в отделе кадров любой соискатель начинает знакомиться с организацией.

Цель отдела кадров

Цель отдела кадров — это способствование достижению целей предприятия (организации) путем обеспечения предприятия необходимыми кадрами и эффективного использования потенциала работников.

Подбор работников ведется с помощью специально разработанных стратегий: подачи информации о вакансиях в СМИ и службы занятости населения, применения методик отбора, тестирования, процедур адаптации специалистов и последующего повышения квалификации.

Задачи отдела кадров

Основная задача отдела кадров — правильно учитывать работу сотрудников, определять количество рабочих, выходных и больничных дней для расчета зарплаты, отпусков и подачи сведений в бухгалтерию организации.

Также основными задачами отдела кадров являются:

организация отбора, набора и найма персонала необходимой квалификации и в требуемом объеме. Подбор работников ведется с помощью специально разработанных стратегий: от подачи информации о вакансиях в СМИ и службы занятости населения до применения методик отбора, тестирования, процедур адаптации специалистов и последующего повышения квалификации;

создание эффективной системы штатных сотрудников;

разработка карьерных планов сотрудников;

разработка кадровых технологий.

Кроме того, отдел кадров должен подавать сведения на сотрудников в Пенсионный фонд РФ, страховые компании, Налоговую и Миграционную службы.

Функции отдела кадров

Основная функция отдела кадров на предприятии – подбор персонала.

К основным функциям отдела кадров на предприятии относятся:

определение потребности организации в кадрах и подбор персонала совместно с руководителями подразделений;

анализ текучести кадров, поиск методов борьбы с высоким уровнем текучести;

внедрение систем мотивации труда;

подготовка штатного расписания предприятия;

оформление личных дел сотрудников, выдача по требованию работников справок и копий документов;

проведение операций с трудовыми книжками (прием, выдача, заполнение и хранение документов);

ведение учета отпусков, составление графиков и оформление отпусков в соответствии с действующим трудовым законодательством;

организация аттестаций сотрудников;

подготовка планов повышения квалификации сотрудников.

Структура отдела кадров

Структура отдела кадров предприятия и его численность определяется директором каждой компании в зависимости от общего количества персонала и особенностей деятельности.

В небольших компаниях (до 100 работников) достаточно одного или двух сотрудников службы персонала.

В то же время, на малых предприятиях отдельного сотрудника может не быть, и тогда такая работа выполняется главным бухгалтером или генеральным директором.

В организациях средних размеров (от 100 сотрудников до 500 человек) целесообразно создать кадровую службу персонала из трех-четырех кадровых специалистов

На крупных предприятиях, где работает 500 и более человек, отдел кадров может насчитывать от 7 до 10 сотрудников.

Взаимоотношения отдела кадров с другими отделами

Для эффективного выполнения своих функций кадровой службе необходимо постоянно и тесно взаимодействовать с другими отделами предприятия:

Взаимодействие с бухгалтерией организации

Отдел кадров взаимодействует с бухгалтерией организации для решения вопросов, связанных с оплатой труда.

Так в бухгалтерию организации отдел кадров представляет документы и копии приказов об увольнении, зачислении на работу, о командировках, отпусках, поощрениях либо штрафных санкциях для сотрудников.

Взаимодействие с юридическим отделом

Юридический отдел снабжает сотрудников отдела кадров информацией о последних изменениях в действующем законодательстве, предоставляет всестороннюю правовую поддержку.

Взаимодействие с другими подразделениями компании

По кадровым вопросам отдел кадров постоянно взаимодействует со всеми структурными подразделениями компании.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на форуме «Зарплата и кадры».

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector