Предоставление документов в ИФНС — что отвечать и как заверить

Предоставление документов в ИФНС — что отвечать и как заверить

Заверение копий документов для налоговой

При проведении проверки – камеральной, выездной или встречной – налоговики вправе потребовать у организации/ИП представить дополнительные документы (пп. 1 п. 1 ст. 31, п. 1 ст. 93 НК РФ). НК РФ предусматривает несколько способов, как это сделать (п. 2 ст. 93 НК РФ):

  • руководитель организации (ИП) лично или через представителя передает документы в инспекцию;
  • документы отправляют по почте заказным письмом (как правило, с описью вложения);
  • документы передаются в ИФНС в электронном виде по ТКС или через личный кабинет налогоплательщика.

В налоговые органы, естественно, представляются не оригиналы документов, а их копии, которые должны быть надлежаще заверены. И если вы подаете копии на бумаге, то лучше к ним приложить опись документов.

Бумажные копии документов

Бумажная копия документа заверяется подписью руководителя организации (ИП) либо лица, уполномоченного доверенностью. Требовать нотариального заверения копий налоговики не вправе (п. 2 ст. 93 НК РФ).

Если документ содержит в себе несколько страниц, то заверить нужно либо каждую страницу в нем, либо пронумеровать и прошить все страницы, сделать бумажную наклейку и уже на ней поставить заверительную надпись. При этом количество страниц в документе не должно превышать 150, и прошивка должна быть выполнена так, чтобы не мешала ознакомлению с текстом на каждой страницей. В том числе на листах должны быть четко различимы подписи, печати, даты и т.д. (Письмо Минфина от 29.10.2015 N 03-02-РЗ/62336 , п. 21 Письма ФНС от 13.09.2012 N АС-4-2/15309@ ).

Заверительная надпись

Если заверяется каждая страница, то в надписи фиксируется верность документа, ставится дата, должность, ФИО лица, подтверждающего подлинность, и его подпись. К примеру, запись может выглядеть так:

«Копия верна. 18.10.2018 Генеральный директор ООО «Шанс-М» Щукин А.П. Щукин».

Также поверх надписи можно поставить печать, если она есть. Но это необязательно (Письмо ФНС от 06.09.2016 N ОА-4-17/16629@ ).

Если же надпись наносится на бумажную наклейку прошитого документа, то на ней кроме прочего должно быть указано «Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью ____ листов». Причем количество листов обозначается словами, т. е. прописью (Письмо Минфина от 07.08.2014 N 03-02-РЗ/39142 ).

Отметим, что в надписи не нужно указывать место хранения документов (Письмо УФНС России по г. Москве от 14.08.2018 N 24-15/176045@ ).

Электронные копии документов

Электронные документы можно направить в инспекцию по ТКС в утвержденном налоговиками формате (Приказ ФНС от 18.01.2017 N ММВ-7-6/16@ ), а также в виде скан-образов, в соответствии с порядком их представления (утв. Приказом ФНС от 17.02.2011 N ММВ-7-2/168@ ). Заверены документы должны быть усиленной квалифицированной электронной подписью.

Инспекция затребовала документы: как правильно представить «бумажные» копии

Во взаимоотношениях с инспекцией бухгалтеру часто приходится представлять налоговикам копии тех или иных документов. Перед сдачей в инспекцию копии необходимо заверить, что прямо предусмотрено Налоговым кодексом. Однако порядок заверения в Кодексе не описан, что зачастую вызывает конфликтные ситуации. При этом законодательно такие правила все же установлены. В этой статье мы собрали ситуации, которые вызывают споры чаще всего. Результатом стала подборка в формате вопросов и ответов, или как принято говорить в интернете, в формате FAQ — Frequently asked questions (часто задаваемые вопросы).

Q. Какая норма обязывает налогоплательщика подавать в инспекцию именно заверенные копии?
A. Об этом говорится в п. 2 ст. 93 НК РФ. Согласно этой норме, если налогоплательщик передает в инспекцию истребованные документы на бумажном носителе, то он обязан сдавать именно заверенные проверяемым лицом копии.

Q. Означает ли это, что копии должен заверить нотариус?
А. Нет, инспекторы могут требовать нотариального удостоверения копий, только если это прямо предусмотрено законом. Данное правило также зафиксировано в п. 2 ст. 93 НК РФ. Соответственно, предъявляя требование о нотариальном удостоверении копии документа, инспекторы должны обосновать его ссылкой на норму права, вводящую такую обязанность. Во всех остальных случаях требование нотариально заверять документы является незаконным.

Q. Есть ли документ, устанавливающий требования к заверению копий?
А. Да, общий порядок оформления копий документов установлен п. 5.26 Государственного стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016 (утв. приказом Росстандарта от 08.12.16 №2004-ст). В отношении копий документов, представляемых в налоговые органы, нужно руководствоваться приказом ФНС России от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@.

Q. Какие надписи нужно сделать на копии документа при ее заверении?
А. Согласно ГОСТу, о тметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись». Отметка о заверении включает в себя слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись и ее расшифровку (инициалы, фамилию) и дату заверения. Отметку о заверении можно делать при помощи штампа.

Кроме того, на копии нужно сделать еще одну надпись — о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия. Эту надпись следует заверить печатью организации. Например «Подлинник документа находится в ООО «Альтаир» в деле № 23/19 за 2019 год.».

Q. Нужна ли печать организации на заверенной копии документа?
А. Если у компании нет печати, то налоговики не вправе требовать, чтобы на копиях стоял ее оттиск. Об этом говорится в письме Минфина России от 30.08.18 № 03-01-10/61983.

Q. Как заверять многостраничные документы?
А. При заверении копий многостраничных документов возможны варианты. Во-первых, можно заверить каждую станицу отдельно по общим правилам (штамп, должность, подпись, расшифровка, дата, запись о месте хранения документа).

Во-вторых, можно организовать прошивку многостраничного документа, то есть сшить копии всех листов в один документ и заверить его в целом. Делается это путем проставления заверяющей надписи на буманой наклейке, размещенной на боротной стороне последнего листа в месте скрепления листов ниткой. Заверительная надпись должна содержать должность лица, удостоверившего подлинность документов (или указание на то, что надпись сделана ИП), его личную подпись, ФИО, указание на количество листов (арабскими цифрами и прописью), дату подписания (приказ ФНС России от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@).

Q. Есть ли какие-то особые требования к прошивке документов?
А. Да, они изложены в приказе ФНС России от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@. Согласно этому докумнту при формировании сшивов документов (копий) на бумажном носителе необходимо соблюдать следующие правила. Все листы должны быть разделены на тома (части). При этом объем каждого тома не должен превышать 150 листов. Каждый том прошивается отдельно. Нумерация производится арабскими цифрами сплошным способом, начиная с единицы. Требование об ограничении объема не распространяется на многостраничные документы свыше 150 листов — они формируются одним томом. При этом прошивка не должна препятствовать свободному чтению текста, всех реквизитов, дат, виз, резолюций, иных надписей, штампов, печатей и отметок, а так же копированию каждого отдельного листа прошивки.

Все листы должны быть прошиты прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются. На оборотной стороне последнего листа в месте скрепления нужно наклеить бумажную наклейку и проставить на ней заверительную надпись.

Q. Нужна ли опись представляемых документов?
А. Да, согласно приказу ФНС России от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@ опись представленных документов прилагается к сопроводительному письму или являетвя его составной частью.

Q. Нужно ли сопроводительное письмо?
А. Да, в приказе ФНС России от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@ говорится, что д окументы должны быть представлены в налоговую инспекцию с сопроводительным письмом, где указано основание их представления (реквизиты требования о представлении документов (информации) — дата и номер требования) и общее количество листов документов.

Образец подобного документа приведен ниже.

Образец сопроводительного письма

Читать еще:  Как узнать единственный ли я владелец квартиры

На бланке организации «ООО Рассвет»
В Инспекцию ФНС России № 1 по г. Рязани
07.03.2019 № 28/н

На №1258/7 от 04.03.2019

На основании Требования о представлении документов и информации от 04.03.2019 №1258/7, направляем в ваш адрес следующие документы:
1. Копия договора между ООО «Рассвет» и ООО «Благовест» от 22 мая 2018 года без номера на 1 л. в 1 экз.
2. Копия актов приемки работ по договору между ООО «Рассвет» и ООО «Благовест» от 22 мая 2018 года без номера за период май-сентябрь 2018 года на 8 л. в 1 экз.
3. Копия платежного поручения от 08.08.2018 на 1 л. в 1 экз.

Представление документов по требованию налогового органа: способы направления и предоставления документов

Способы направления требования

Налоговому органу предоставлена возможность передачи документов по его усмотрению следующими способами (п.4 ст. 31 НК РФ):

  • вручение непосредственно под расписку лицу, которому они адресованы, или его представителю;
  • направление по почте заказным письмом. Считается полученным на шестой рабочий день со дня отправки заказного письма (п. 6 ст. 6.1 НК РФ);
  • передача в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) через оператора электронного документооборота. Датой получения считается дата, указанная в квитанции о приеме (п.п. 6, 12, 13 Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168);
  • передача через личный кабинет налогоплательщика (действует с 01.01.2015, Федеральный закон от 04.11.2014 № 347-ФЗ). Датой его получения считается день, следующий за днем размещения документа в личном кабинете налогоплательщика (абз. 4 п. 4 ст. 31 НК РФ).

Нюансы направления требования по ТКС.

Порядок направления требования о представлении документов (информации) в электронном виде по ТКС утвержден приказом ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@ (далее — Порядок).

Требование о представлении документов, направленное в электронном виде по ТКС, считается принятым налогоплательщиком, если налоговому органу поступила квитанция о приеме, подписанная усиленной квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью) налогоплательщика. Напоминаем, что датой получения требования считается дата, указанная в квитанции о приеме (п.п. 6, 12, 13 Порядка).

Важно отметить, что в случае, если налоговый орган, не получит квитанцию о приеме, он должен направить требование о представлении документов на бумажном носителе (п. 19 Порядка). Но это правило не распространяется на лиц, которые с 01.01.2015 обязаны представлять налоговую декларацию (расчет) в электронной форме (например, плательщики НДС). Эти лица обязаны передать налоговому органу квитанцию о приеме таких документов в электронной форме по ТКС в течение 6 рабочих дней со дня их отправки налоговым органом (п. 5.1 ст. 23 НК РФ).

Если не представить квитанцию в срок, налоговый орган в течение 10 рабочих дней со дня истечения шестидневного срока вправе приостановить операции по счетам в банке и переводам его электронных денежных средств (пп. 2 п. 3 ст. 76 НК РФ, Письмо Минфина РФ от 21.04.2015 № 03-02-08/22548).

В указанных случаях необходимо сформировать уведомление об отказе в приеме требования, подписать его ЭЦП и направить в налоговый орган. А налоговый орган должен устранить указанные в уведомлении ошибки и повторить процедуру направления требования о представлении документов (п. 16 Порядка).

Способы предоставления документов

Истребуемые документы (информация) могут быть представлены в налоговый орган следующими способами (п. 2 ст. 93 и абз. 3 п. 5 ст. 93.1 НК РФ):

  • лично или через представителя,
  • направлены по почте заказным письмом;
  • по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика в порядке, установленном ФНС России.

Способ представления истребуемых документов (информации) определяется налогоплательщиком самостоятельно в рамках НК РФ (письмо ФНС России от 25.11.2014 N ЕД-4-2/24315).

НК РФ установлены следующие формы представления истребуемых документов:

  • на бумажном носителе в виде заверенных проверяемым лицом копий;
  • в электронной форме по установленным ФНС России форматам.

Представление документов на бумажном носителе производится в виде заверенных проверяемым лицом копий. Заверенная копия документа — это копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (п. 25 ГОСТ Р 7.0.8-2013). При заверении соответствия копии документа ниже реквизита «Подпись» необходимо проставить (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003):

  • заверительную надпись «Верно»;
  • должность лица, заверившего копию;
  • личную подпись;
  • расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
  • дату заверения.

А вот заверять надпись на копии печатью необязательно, даже если организация не отказалась от ее использования (Письмо ФНС от 5 августа 2015 г. № БС-4-17/13706@). Также не требуется нотариально удостоверять копии документов (п. 2 ст. 93 НК).

Согласно позиции Минфина и ФНС при представлении в налоговый орган многостраничного документа необходимо отдельно заверять каждую страницу такого документа либо прошить все страницы, пронумеровать их и заверить всю подшивку. При этом объем подшивки не должен превышать 150 листов (Письма Минфина от 29.10. 2015 № 03-02-РЗ/62336, ФНС от 13.09.2012 г. № АС-4-2/15309@). При этом прошивать вместе разные документы и заверять всю пачку не следует (Письма Минфина от 29.10.2014 № 03-02-07/1/54849, ФНС 02.10.2012 г. № АС-4-2/16459).

Подготовленные для налогового органа документы необходимо сопроводить письмом в двух экземплярах с описью представляемых документов. На своем экземпляре сопроводительного письма (описи) необходимо поставить отметку налогового органа о принятии документов для получения письменного доказательства предоставления документов инспекции.

Помните, что при отправке документов по почте, направить их следует заказным отправлением с описью почтового вложения и с уведомлением о вручении.

Особенности представление документов в электронной форме

Порядок представления документов по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) утвержден приказом ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@.

Представление документов в электронной форме допускается только тогда, когда они составлены по форматам, установленным ФНС России.

Обращаем внимание, что в настоящее время ФНС России установлены форматы следующих документов:

  • счет-фактура, журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, в том числе дополнительные листы к ним (приказ ФНС России от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@);
  • документ о передаче результатов работ (документ об оказании услуг) (приказ ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@;
  • документ о передаче товаров при торговых операциях (приказ ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@);
  • опись документов, направляемых в налоговый орган в электронном виде по ТКС (приказ ФНС России от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@).

Приказами ФНС России от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@ и от 13.04.2016 № ММВ-7-15/189@ утверждены новые форматы:

  • счета-фактуры и документа об отгрузке и об изменении стоимости товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, применяемого при расчетах по НДС и (или) при оформлении фактов хозяйственной жизни;
  • корректировочного счета-фактуры и документа об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, включающего в себя корректировочный счет-фактуру, применяемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость и (или) при подтверждении факта изменения стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав.

С 02.06.2016 года исключена возможность выбора налогоплательщиком способа представления документов, составленных в электронной форме по форматам, установленным ФНС России.

Представление таких документов осуществляется только по ТКС или через личный кабинет налогоплательщика (абз. 3 п. 2 ст. 93 НК РФ в ред. Федерального закона от 01.05.2016 № 130-ФЗ).

Представление документов в виде сканированных копий

В настоящее время возможность представления документов в виде сканированных копий установлена не для всех документов. В виде скан-образов допускается представлять только:

  • договоры (соглашения, контракт), в том числе дополнений (изменений);
  • спецификации (калькуляции, расчета) цены (стоимости);
  • акта приемки-сдачи работ (услуг);
  • счета-фактуры, в том числе корректировочного;
  • товарно-транспортной накладной;
  • товарной накладной (ТОРГ-12);
  • грузовой таможенной декларации/транзитной декларации, в том числе добавочных листов к ним;
  • отчет о выполненных НИОКР.
Читать еще:  Если поручитель не подписывал договор

Указанный перечень документов является исчерпывающим, непоименованные документы можно представить в налоговый орган только в виде бумажных копий (письма ФНС от 09.02.2016 № ЕД-4-2/1984@, от 23.11.2015 № ЕД-4-2/20421).

Истребуемые документы, составленные на бумажном носителе, могут быть представлены в налоговый орган в электронной форме в виде электронных образов документов (документов на бумажном носителе, преобразованных в электронную форму путем сканирования с сохранением их реквизитов) по форматам, установленным ФНС России (абз. 4 п. 2 ст. 93 НК РФ в ред. Федерального закона от 01.05.2016 № 130-ФЗ).

Обращаем внимание, что при представлении истребуемых документов в налоговый орган в электронной форме по ТКС, они должны быть заверены усиленной квалифицированной электронной подписью проверяемого лица или усиленной квалифицированной электронной подписью его представителя (абз. 5 п. 2 ст. 93 НК РФ).

В заключение

В настоящее время наблюдается ужесточение налогового контроля. Данный факт подтверждает и официальная отчетность налоговых органов. Так, несмотря на то, что по информации ФНС России в 2015 году число выездных налоговых проверок снизилось на 14% (с 35,8 тысяч до 30,6 тысяч), эффективность одной выездной проверки за год выросла на 8% и составила почти 9 млн. руб., а уровень взыскания доначисленных сумм возрос до 60%.

Хочется обратить особое внимание на то, что именно с истребования документов (информации) начинается налоговый контроль за деятельностью налогоплательщика и очень важно с самого начала выстроить верную тактику поведения. Поэтому, как показывает практика, чем раньше организация обращается к профессионалам для сопровождения налоговой проверки, тем успешнее получается отстоять законные права и интересы компании.

В заключение хотелось бы отметить, что нюансов по истребованию документов (информации) в рамках налогового контроля очень много, данной статье охвачена только небольшая их часть. В следующих наших статьях рассмотрим не менее важные моменты, связанные с требованиями налогового органа (повторное представление документов, ответственность и возможность ее смягчения и пр.).

Что делать, если инспекция требует документы

Бартенева Т.C., главный редактор журнала «Налоговые споры»

Когда компания получает требование о представлении документов, финансовая служба обычно бросается его исполнять. В результате тратит массу времени на поиск и копирование бумаг, а в налоговый орган их приходится везти грузовиками. Но чиновники, запрашивая документы и штрафуя за их непредставление, часто ошибаются. Выясним, какие ошибки приводят к отмене штрафов.

Курсы повышения квалификации для бухгалтеров и главных бухгалтеров на ОСНО и УСН. Учтены все требования профстандарта «Бухгалтер».

Выясняем общие правила

Возможность требовать документы у компаний инспекторам дают ст. 93 и 93.1 Налогового кодекса. Сразу скажем, что в данной статье мы не будем исследовать вопросы, связанные с представлением пояснений по декларации по п. 3 ст. 88 НК РФ.

Итак, ст. 93 НК РФ чиновники пользуются, если запрашивают документы непосредственно у проверяемого налогоплательщика, с. 93.1 — если нужно узнать информацию о фирме у ее контрагентов. Обычно требование направляют, когда проводят налоговые проверки. Но п. 2 ст. 93.1 НК РФ позволяет инспекторам истребовать документы по конкретной сделке вне проверки.

Такое требование может быть направлено не только участникам сделки, но и третьим лицам, которые, по мнению инспекции, могут обладать какой-либо информацией.

Во всех случаях требование оформляют по форме, утвержденной приказом ФНС России от 08.05.2015 № ММВ-7-2/189@.

Когда инспекция запрашивает документы в порядке ст. 93.1 НК РФ у организации, состоящей на учете в другом налоговом органе, она формирует поручение коллегам, а те уже направляют требование непосредственно фирме.

Налоговый кодекс устанавливает три способа вручения требования:

  • лично налогоплательщику или его представителю под расписку;
  • по почте заказным письмом;
  • через интернет: по ТКС или через личный кабинет налогоплательщика.

Для последних двух способов предусмотрены особые сроки его получения:

  • Если требование направили почтой — то оно считается врученным на 6 день с даты отправки.
  • Если по ТКС, то плательщик обязан направить квитанцию о приеме документа, и днем вручения считается дата, указанная в этой квитанции.
  • Требования, размещенные в личном кабинете налогоплательщика, считаются полученными на следующий день после размещения. Дата получения требования имеет значения для определения крайнего срока представления документов.

Чтобы исполнить требование, направленное в рамках ст. 93 кодекса у плательщика есть 10 дней с даты получения. Исключения предусмотрены для КГН — 20 дней и иностранных организаций-плательщиков страховых взносов — 30 дней. На исполнение требования, направленного по ст. 93.1 НК РФ, у контрагента есть 5 дней (п. 5 ст. 93.1 НК РФ).

Если вовремя не представить документы, то за каждую бумагу оштрафуют на 200 руб. (ст. 126 НК РФ). Часто инспекторы запрашивают значительный объем документации, подготовить которую за отведенный срок компания не успевает. Ведь сдают только копии, оригиналы чиновники требовать не вправе. В этом случае следует направить налоговикам уведомление с просьбой продлить срок на подготовку документов. Также в нем нужно указать причины, по которым фирма не может сдать бумаги вовремя. Обратите внимание, продление срока — это право инспекции, но не ее обязанность. Поэтому отказы в таком продлении вполне возможны.

Налогоплательщики нередко оспаривают штрафы за непредставление документов, так как инспекция склонна требовать больший объем документации, чем имеет право. При этом она как правило забывает, что обязана доказать наличие у плательщика обязанности представить соответствующие документы и сведения. Мало того, чиновники должны обосновать привлечения к налоговой ответственности и штраф не только по праву, но и по размеру. Если инспекция не доказала, что запрошенные документы есть у плательщика — штраф незаконен (постановление АС Восточно-Сибирского округа от 05.10.2016 № Ф02-5413/2016).

Определяем, законно ли требование налоговой инспекции

Разберемся, какие документы фирма обязана представить, а какие — нет. Итак. Инспекция может истребовать документы, необходимые для проверки (п. 1 ст. 93 НК РФ). Это очень расплывчатая формулировка. Попробуем ее конкретизировать.

Первое: у проверки есть конкретный предмет, значит, истребуемые документы не должны выходить за его рамки. Например, если исследуют НДС, то запрашивать вправе счета-фактуры, но не зарплатные ведомости.

Второе: инспекторы всегда проверяют конкретный период деятельности. Значит, документы должны относиться к этому времени. При выездной проверке они не должны выходить за период ревизии, указанный в решении о ее назначении, а при камеральной — относится к тому же периоду, за который представлена декларация.

Третье: запрашиваемые бумаги, должны быть предусмотрены налоговым и бухгалтерским законодательством. Так, например, инспекторы могут попросить техническую документацию и прочее. Но составление таких документов не предусмотрено налоговым или бухгалтерским законом, а значит требовать их представить, и тем более штрафовать за несдачу чиновники не вправе (постановление ФАС Центрального округа от 30.07.2013 № А64-5847/2012).

Что касается требования о предоставлении сведений и информации по конкретной сделке, то практика противоречива. Так известны случаи, когда суды признавали законным истребование документов у контрагента по сделкам с проверяемым плательщиком, которое было обоснованно так: сведения необходимы налоговому органу для подтверждения финансово-хозяйственных взаимоотношений Общества с ООО и исключения риска получения последним необоснованной налоговой выгоды по совершенным сделкам (постановление АС Волго-Вятского округа от 08.08.2016 № Ф01-3050/2016).

Собираемся оспорить требование инспекции

Многие плательщики, оспаривая требования, указывают, что они незаконны, так как не содержат реквизитов документов. Этот довод суды не воспринимают, так как реквизиты и иные индивидуализирующие признаки документов налоговики не могут указать в силу объективных причин. Они им не известны. Ведь это внутренние документы общества, сведениями о которых инспекция не располагает (Определение ВАС РФ от 10.04.2014 № ВАС-3509/14).

Читать еще:  Гарантийные сроки на технику по закону

Если компания не представила документы, надо пояснить причины. Например, фирма вообще могла не составлять конкретную документацию, так как она не предусмотрена ее учетной политикой. Так в деле рассмотренном ФАС Центрального округа суд признал незаконным штраф за непредставление регистраторов аналитического учета. Он указал, что компания именно эти документы не составляла в силу положений учетной политики, но сдала иные, содержащие необходимую информацию для проведения налогового контроля (постановление от 30.07.2013 № А64-5847/2012).

Еще один любимый документ инспекторов — оборотно-сальдовые ведомости. В этом случае суды единодушны. Штрафовать за их непредставление неправомерно. Они относятся к регистрам бухгалтерского учета, а не к категории «документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов» (Определение ВАС РФ от 27.04.2015 № 304-КГ15-2879).

Требования налогового органа не стоит игнорировать. К чему это может привести, обсудим на вебинаре « Требования налогового органа: как правильно организовать порядок представления документов». Л ектор Шиляева Ю. Г. расскажет как реагировать на незаконное требование налогового органа, как относиться к требованиям вне проверки и много других нюансов.

Ответ налоговой на требование о предоставлении документов

ИФНС может истребовать у плательщиков документацию, подтверждающие ту или иную хозяйственную операцию. Налогоплательщик обязан предоставить ответ в установленные законом сроки. За неисполнение этого требования предусмотрена ответственность в виде штрафа, который взыскивается с директора компании или главного бухгалтера.

Рассмотрим подробнее, как предоставляется ответ налоговой на требование о предоставлении документов, форму ответа и сроки его подачи.

В каких случаях ИФНС требует документы

Первичные документы, отражающие взаимоотношения между контрагентами, могут понадобиться налоговой службой для проверки законности операции, а также правильности начисления обязательных платежей в бюджет. Истребовать документацию должностные лица ИФНС могут у проверяемой компании, а также юридических лиц и предпринимателей, которые с ней работали.

Отказ от предоставления документов и нарушение установленных нормативно-правовыми актами сроков влечет серьезные последствия вплоть до блокировки счета, что делает невозможным работу компании.

Обратите внимание, что форма требования строго регламентирована приказом ММВ-7−2/628@. В запросе налоговой обязательно указывается исчерпывающий перечень первичных документов, которые компания или ИП обязаны предоставить.

Что могут истребовать должностные лица ФНС у компании

Законодательством не определен конкретный перечень первичных документов, которые обязан направить плательщик для проверки по запросу. Инспектор самостоятельно решает, что именно поможет ему проверить законность сделки и удостовериться в правильности начисления налогов. Например, если проводится проверка по НДС, контрагенты проверяемой компании предоставляют счета-фактуры, на основе которых был заявлен вычет или возмещение.

Дополнительно направляются другие документы, подтверждающие наличие взаимоотношений между субъектами предпринимательства:

  • Гражданско-правовые договора с приложениями;
  • Дополнения к договорам
  • Выставленные и оплаченные счета;
  • Акты выполненных работ;
  • Декларации;
  • Счета-фактуры по НДС.

Сроки предоставления документов по требованию налоговой

Согласно действующему порядку, срок предоставления документов по требованию налоговой в 2020 году составляет:

  • Для компании, которая проходит проверку или предоставляет документы по конкретной гражданско-правовой сделке — 10 дней;
  • При передаче данных по контрагенту (если они есть) — 5 дней.

Важно не допустить нарушение сроков предоставления документов. Для этого нужно помнить, что первым днем, с которого начинается отчет, является следующий за получением требования. А именно:

  • Если запрос отправлен по почте — 6 день с момента отправки;
  • Если налоговая выставила требование в личном кабинете — следующий за днем размещения;
  • Если используется ТКС — день отправки подтверждения о получении запроса.

Как подготовить ответ налоговой на требование о предоставлении документов

Форма документа, который направляет компания в ответ на запрос ИФНС, строго не регламентирована. Необходимо указать реквизиты требования и перечислить список копий документов, которые к нему прилагаются с указанием числа страниц.

Иногда в запросе должностные лица налоговой службы требуют дать пояснения по конкретной сделке. В этом случае их необходимо предоставить в письменной форме, текст ответа может быть произвольным.

Если у компании отсутствуют запрошенные документы, необходимо написать об этом и указать причину отсутствия первичной или итоговой документации.

Правила предоставления копий документов:

  • Они предоставляются в виде копий, которые заверяются подписью должностных лиц и печатью предприятия;
  • Если количество предоставляемой первички велико, можно сшить копии в пачку и заверить ее одной печатью и подписью;
  • Если предоставляется очень большое количество первичных документов, их сшивают в несколько пачек для удобства использования.

Согласно законодательству, можно отправлять пояснения в бумажной форме или электронной. Исключение составляют только бумаги, которые используются для проверки законности выставления деклараций по НДС. Они направляются в налоговую службу только в электронном виде. Если отправить бумажные копии, запрос считается не выполненным.

Если компания или ИП физически не может предоставить ответ в указанное законом время по объективным причинам, она просит у налоговой отсрочку. Перенос сроков возможен только после направления письменного уведомления в адрес должностных лиц налоговой службы.

Последствия ненаправления ответа на запрос

Субъект предпринимательства, который не хочет иметь проблем с налоговой службой, имеет только три варианта действий в ответ на запрос налоговиков:

  • Предоставить документацию и пояснения в указанные сроки
  • Проинформировать ФНС о том, что запрошенная документация отсутствует;
  • Запросить продление сроков предоставления документов.

Также действует запрет на повторное предоставление документов. Плательщик имеет право не направлять копии документов в ИФНС, если они были запрошены и направлены ранее. Но об этом факте нужно также направить ответ в установленные сроки. Исключение из этого правила делается в случае, когда документы предоставлялись в оригиналах и были возвращены плательщику или утрачены должностными лицами ИФНС по независящим от них причинам.

Плательщик несет ответственность за отказ в предоставлении документов. Причем налоговые инспектора считают отказом факт непредоставления даже 1 документа из запрошенного списка. В этом случае виновное должностное лицо штрафуется согласно нормам административного кодекса.

Ответственность за предоставление документов в налоговую службу несет руководитель предприятия, он же привлекается к ответственности (статья 126 НК РФ). Главный бухгалтер отвечает только в том случае, если обязанность по взаимодействию с ФНС прямо прописана в его должностной инструкции.

Отсрочка по предоставлению документов дается руководителем налогового органа в ответ на запрос плательщика. Он направляется на следующий день после получения запроса и рассматривается в течение 2 дней.

Как поступить при отсутствии документов

Независимо от того, имеются или не имеются запрошенные бумаги на предприятии, необходимо направить ответ в налоговую службу. Если документация по конкретной сделке полностью отсутствует, в большинстве случаев плательщик будет проверен должностными лицами ФНС на предмет соблюдения действующего законодательства.

Потеря документации, ее уничтожение до истечения срока хранения или неотражение сделки в первичных документах и бухучете влечет такие последствия:

  • Доначисление налоговых платежей вместе с санкциями за их несвоевременную уплату;
  • Привлечение к административной ответственности за нарушение правил учета хозяйственных операций;
  • Привлечение к уголовной ответственности, если представителями правоохранительных органов будут доказаны умышленные действия, направленные на уклонение от налоговых платежей.

Как правильно организовать взаимодействие с налоговой службой

Хотите правильно организовать взаимодействие с налоговой службой и избежать проблем, связанных с нарушением порядка предоставления документов? Обращайтесь за помощью в компанию «Мегаконсалт». Мы предоставляем услуги по ведению бухгалтерского учета на условиях аутсорсинга. Наши бухгалтера и юристы досконально знают порядок взаимодействия с ИФНС и не допустят нарушений, которые могут повлечь негативные последствия для вас.

Для получения консультаций и оформления заявки на услуги по ведению бухучета в компании «Мегаконсалт» обращайтесь к нашим менеджерам по указанным телефонам.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector