Оговорка в договоре о скан копиях

Оговорка в договоре о скан копиях

Как прописать в договоре обмен копиями, если оригиналы будут отправляться по почте в Санкт-Петербурге?

Как отразить в договоре то, что мы его подписываем и пересылаем друг другу в сканах, а потом по почте направляем.

Так и пропишите, что договор может быть заключен путем обмена электронных копий документов, подписанных обеими сторонами. После его подписания стороны подписавшие со своей стороны документ обязуется выслать его посредством почтовой связи в течение ___ дней с момента подписания контрагенту.

Консультация юриста бесплатно

Согласно ст. 434 ГК РФ:

1. Договор может быть заключен в любой форме, предусмотренной для совершения сделок, если законом для договоров данного вида не установлена определенная форма.
Если стороны договорились заключить договор в определенной форме, он считается заключенным после придания ему условленной формы, хотя бы законом для договоров данного вида такая форма не требовалась.
2. Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена письмами, телеграммами, телексами, телефаксами и иными документами, в том числе электронными документами, передаваемыми по каналам связи, позволяющими достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.
Электронным документом, передаваемым по каналам связи, признается информация, подготовленная, отправленная, полученная или хранимая с помощью электронных, магнитных, оптических либо аналогичных средств, включая обмен информацией в электронной форме и электронную почту.
3. Письменная форма договора считается соблюденной, если письменное предложение заключить договор принято в порядке, предусмотренном пунктом 3 статьи 438 настоящего Кодекса.
4. В случаях, предусмотренных законом или соглашением сторон, договор в письменной форме может быть заключен только путем составления одного документа, подписанного сторонами договора.

Порядок регламентирован законодательством.

Добрый день! Пропишите что-то типа: «настоящий договор заключён путём обмена документами с помощью сообщений электронной почты, с последующей отправкой почтой. Сообщения направляются по следующим адресам. »

Добрый день Мария. Напишите в договоре, пункт «Порядок обмена документами и порядок их приема к учету»

«Документы направляемые с эл. почты . от ООО… на эл.почту . ООО… в виде сканов электронных документов подписанных сторонами имеют юридическую силу, с даты подписания по согласованию сторон» При отправке делайте скрин экрана, и заверяйте печатью. Аналогично от получателя. Оригиналы направляйте по через обычную почту. Проверено опытом.

Я пишу обычно так:

Все приложения, изменения и дополнения к настоящему Договору являются его неотъемлемой частью в случае, если они исполнены в письменной форме и подписаны полномочными представителями Сторон. Договор,
спецификации, претензии и иные документы, связанные с исполнением и изменением настоящего Договора могут быть подписаны и переданы при помощи факсимильной связи и/или по электронной почте и имеют силу до обмена Сторонами соответствующими оригиналами. Сторона, получившая для подписания оригиналы Договора и/или иного документа с оригинальной печатью другой Стороны, обязана подписать и направить такие оригиналы другой Стороне посредством почтовой связи и/или курьером в течение 3 рабочих дн й с момента получения оригиналов. Документы должны быть направлены по реквизитам, указанным в соответствующем разделе настоящего Договора.

Похожие вопросы

Имеет ли договор законную силу, если он был составлен без заверения?

Какой вид договора подойдёт, если ИП будет время от времени брать спецтехнику у ООО?

Является ли действительным договор залога автомашины, если он был заключен без согласия супруги

Пройдет такой договор в МФЦ, если присутствовать будем вместе?

Является ли публичная оферта договором о займе, если она была подписана ПЭП?

Юридическая сила скана договора и нюансы при его заключении через электронную почту

Для работы с компанией или ИП нужно заключить договор. Иногда контрагент предлагает обменяться подписанными сканами договоров по электронной почте. Имеет ли этот скан договора юридическую силу, если оригиналами вы так и не обменялись? Вдруг в дальнейшем у вас возникнут разногласия и контрагент заявит, что платить не будет, договор не подписывал, а этот ваш скан — «филькина грамота».

Практика обмена сторонами сканами договора и связанных с ним документов в электронной форме набирает популярность. Это помогает значительно ускорить процесс работы, особенно если контрагенты находятся в разных городах и регионах, либо по иным причинам не могут или не хотят подписывать «живой» документ.

Содержание:

Давайте разбираться, когда можно работать по скан-копиям и как себя обезопасить от признания такого соглашения незаключенным или недействительным.

Общие требования к форме сделки

По ГК РФ сделку можно заключить письменно, устно, конклюдентными действиями и молчанием. Письменная форма может быть простой и нотариальной. Большинство сделок в обороте заключается в простой письменной форме. Для этого нужно составить договор и подписать его.

Времена, когда подписью считалась только собственноручно начертанная чернилами закорючка на бумаге, прошли. Сейчас в качестве подписи может выступать любой символ, текст, графический образ, лично добавленный человеком к тексту документа. (например, факсимиле).

ГК РФ устанавливает ряд случаев, когда договор должен обязательно быть составлен на бумаге:

  • для этой сделки закон предусматривает нотариальную форму;
  • договор нуждается в государственной регистрации (в основном это сделки с недвижимостью).

Что касается простой письменной формы, то закон не запрещает обмениваться договорами в электронной форме, пересылать их по почте, факсом или телеграммой. Можно подписать договор, отсканировать его и послать pdf-документ по электронной почте. Статья 434 ГК РФ устанавливает два условия применения такого способа:

  1. должна быть возможность достоверно установить, что документы отправили друг другу стороны сделки (если вы отправляет скан-копию по электронной почте, то в случае спора нужно будет доказать, что адрес почты принадлежит вам);
  2. документ в электронном виде должен где-то храниться с помощью электронных, магнитных, оптических и аналогичных средств, включая обмен информацией в электронной форме и электронную почту.

Чтобы не было проблем с признанием юридической силы сканированного договора, нужно обязательно следовать определенным правилам, которые выработаны практикой.

Как правильно обмениваться скан-копиями и электронными документами?

Обычно вопрос юридической силы сканов договора встает при возникновении разногласий и претензий.

Например, клиент заявляет, что передумал сотрудничать, отказывается платить за выполненную работу, скан юридической силы не имеет и поэтому все отношения регулируются нормами о неосновательном обогащении. Там правила уже другие.

Чтобы не попасть в такую неприятную ситуацию, нужно заранее обезопасить себя на этапе заключения договора. Есть три варианта действий, которые позволят избежать признания договора незаключенным:

  1. подписать договор квалифицированной электронной подписью (КЭП);
  2. прописать в договоре, что стороны в подтверждение сотрудничества направляют друг другу подписанные скан-копии с последующим обменом бумажными оригиналами;
  3. указать в договоре, что электронные копии документов, направленные по электронной почте, считаются подписанными простой электронной подписью и по юридической силе равны бумажным документам.

Первый способ предельно ясен. Для его применения у вас и вашего контрагента должна быть в наличии действующая КЭП (по старому — ЭЦП). Подписываете ею договор и ни у кого не будет вопросов. Согласно ч. 3 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» электронный документ, подписанный КЭП, признается равнозначным бумажному документу, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью.

Распечатывать, подписывать бумажный экземпляр и сканировать его не нужно. Подписать договор с помощью КЭП можно прямо в текстовом или pdf-редакторе.

При втором и третьем способе скан-копия считается подписанной простой электронной подписью (ПЭП), идентификатором которой выступает адрес электронной почты (о видах электронной подписи и их применении читайте здесь).

Читать еще:  Выписка из книги приказов образец

В соответствии с ч. 2 ст. 6 Закона об электронной подписи электронный документ, подписанный ПЭП, признается равнозначным бумажному, подписанному собственноручной подписью только в случае прямого указания закона или соглашения сторон. Поэтому в самом договоре нужно обязательно указать, что электронный образ документа равен бумажному.

Второй способ предполагает последующий обмен бумажными оригиналами, поэтому формулировка может быть примерно такой:

«Договор заключается в следующем порядке:

1. Сторона 1 направляет Стороне 2 по электронной почте проект договора в виде электронного документа, что является офертой к заключению договора.

2. Акцептом Стороны 2 признается совокупность следующих действий:

2.1 направление подписанной с его стороны скан-копии договора в формате jpeg или pdf на адрес электронной почты Стороны 1;

2.2. последующее направление подписанного подлинника договора в адрес Стороны 1 посредством почтовой связи.

3. Сторона 2 обязана направить Стороне 1 подписанный экземпляр договора в течение 3 (трех) рабочих дней с момента получения подлинника договора, подписанного Стороной 1.

4. При неисполнении Стороной 2 обязанности, предусмотренной пунктом 2.2 настоящего Договора, он считается подписанным по истечении 10 (десяти) календарных дней с момента получения Стороной 2 подлинника документа, подписанного со стороны Стороны 1».

Этот вариант предполагает направление бумажного подлинника хотя бы одной из сторон и страхует ее на случай, если другая сторона не направит в ответ свой экземпляр.

Можно обойтись и без обмена бумажными экземплярами. Для этого в договоре укажите, что электронные скан-копии равнозначны бумажному договору, подписанному собственноручной подписью.

Формулировка может быть такой:

«Договор заключается путем обмена Сторонами его скан-копиями по электронной почте в формате jpeg или pdf. Направленные таким образом документы считаются подписанными простой электронной подписью и признаются сторонами равнозначными бумажным, подписанным собственноручной подписью сторон».

Помимо условия об электронном взаимодействии в договоре нужно обязательно прописать адреса электронной почты каждой из сторон. Это важно. Значение имеет даже то, какой именно электронной почтой вы пользуетесь при переписке.

Тонкости использования электронной почты

При заключении договора путем обмена сканами основной риск состоит в доказывании того, что электронное письмо было отправлено именно контрагентом.

Обмениваться сканами лучше всего с доменной почты. Это электронная почта, которая привязана к доменному имени сайта. Ее адрес имеет вид «логин@имя_сайта.ru».

Приобретение доменного имени — процедура официальная. Часто оно совпадает или сходно с фирменным наименованием компании, товарным знаком, коммерческим обозначением и т. д. Когда вы видите в строке отправителя доменную почту, у вас больше уверенности в том, что написал и отправил его именно сотрудник компании, которой принадлежит домен.

Случается, что в договоре прописан один адрес электронной почты, однако скан договора был отправлен с другого адреса того же домена. Даже в этом случае суд может признать договор заключенным.

В 2015 году АС Поволжского округа рассматривал дело о взыскании пени за просрочку оплаты по договору поставки. Покупатель подал встречный иск о признании договора незаключенным.

Стороны обменивались договорами по электронной почты. Покупатель переписку не отрицал, но указал, что в договоре указаны иные адреса электронной почты. Поставщик должен был отправлять письма с адреса ivanov[@]himstalcon.ru. Но скан подписанного договора он отправил с другого адреса — kosova[@]himstalkon.ru.

Суд установил, что оба адреса закреплены за сотрудниками поставщика и являются персональными адресами на домене компании.

«То обстоятельство, что часть такой переписки исходила с электронного адреса ivanov[@]himstalcon.ru, а часть с kosova[@]himstalkon.ru, не может служить основанием для признания договора незаключенным, как не соответствующим условиям договора, поскольку указанные адреса созданы на домене «@himstalkon.ru», принадлежащем истцу» ( Постановление АС Поволжского округа от 27.10.2015 по делу № А57-15703/2014 ).

Если переписку ведет сотрудник компании с адреса, не указанного в договоре, у него должны быть полномочия на заключение договора. Поэтому попросите приложить еще и скан-копию доверенности. Иначе договор могут признать незаключенным, как в деле № А40-118301/2015 .

Покупатель предъявил иск к поставщику о взыскании неустойки за то, что тот не поставил товар. Стороны обменивались документами по электронной почте. Договор предусматривал последующий обмен оригиналами, но этого сделано не было.

У сотрудника, который вел переписку от имени истца, не было полномочий на заключение договоров. Вдобавок между сторонами отсутствовало соглашение об электронном взаимодействии.

Из этого следует еще одна рекомендация: в договоре должно быть условие не только о его заключении по электронной почте, но и положение о допустимости обмена таким способом иными документами (счетами, актами, доп. соглашениями и т. д.)

Свой собственный сайт есть не у всех компаний и ИП. Поэтому переписку они ведут с адресов, зарегистрированных в общедоступных почтовых системах: Яндекс, Mail.ru, Gmail.com и т. д.

Установить, кто вам пишет с этой почты, сложнее, но тоже возможно. Для этого может потребоваться компьютерно-техническая экспертиза или нотариально заверенный протокол осмотра доказательств.

Итак, правила использования электронной почты следующие:

  • рекомендуется вести переписку с доменной почты;
  • писать только с тех адресов и на те адреса, которые указаны в договоре;
  • у сотрудника, который ведет переписку по поводу заключения договора, должна быть доверенность на это.

Еще одна рекомендация — включить в текст договора в порядке ст. 431.2 ГК РФ заверения о том, что указанные адреса электронной почты действительно принадлежат каждой из сторон и они обязуются обеспечить конфиденциальность доступов к ним.

Тогда в случае спора суд скорее всего признает договор заключенным. Разумеется, если у него нет иных пороков, которые являются самостоятельным основанием для признания договора незаключенным (например, не согласованы все существенные условия).

Если условия об электронном взаимодействии нет…

Порой стороны обмениваются сканами договоров, хотя в нем нет ни единого слова об этом. Даже в такой ситуации иногда договор могут признать заключенным — если стороны приступили к его исполнению.

На помощь здесь приходит принцип «эстоппель» — запрет на противоречивое поведение сторон сделки. В ГК РФ он встречается в нескольких нормах, одна из них — п. 3 ст. 432. Сторона не вправе требовать признания договора незаключенным, если ранее каким-либо образом подтвердила его действие, например, приняла от другой стороны полное или частичное исполнение, либо сама начала исполнять свои обязательства. Так, уплатив аванс и приняв работу исполнителя на условиях, указанных в скан-копии договора, заказчик не вправе отказаться от уплаты оставшейся части, ссылаясь на его незаключенность. С его стороны это будет недобросовестным поведением.

О заключении договора может свидетельствовать также переписка по электронной почте по поводу сделки, подписание актов, протоколов, дополнительных соглашений. Иными словами стороны вели работу по исполнению договора и это подтверждают документы и письма.

Также суд скорее всего признает юридическую силу скана договора, если его стороны ранее заключали другие сделки таким же способом и исполняли их. При таких обстоятельствах обмен документами по электронной почте является привычным способом для сторон.

Если дело дойдет до суда, то не забывайте также про ч. 3 ст. 75 АПК РФ и ч. 1 ст. 71 ГПК РФ: они признают документы, полученные посредством сети Интернет письменными доказательствами.

Работать по сканам можно, нужно лишь делать это правильно. Если вы учтете в работе все нюансы, в которых мы сейчас разобрались, то можно не бояться признания договора незаключенным.

Оплата по скану договора

Часто компании начинают работать по скану договора. Так быстрее, чем ждать оригиналов. Проблема возникает, если один партнер вдруг говорит, что договор не подписывал, платить не будет, а скан — фиговый листок.

Читать еще:  Кто ответственный по закону родители или педагоги

Вместе с адвокатом Романом Норманом мы изучили законы и судебную практику по этому вопросу. В целом работать по сканам можно. Но есть нюансы.

Что говорит закон

По Гражданскому кодексу компании должны заключать сделки письменно. Это значит, нужно составить договор и подписать его. На словах договариваться нельзя.

Закон не запрещает обмениваться договорами в электронной форме, передавать их по почте, телеграммой, факсом. Но в этом случае есть оговорки:

  • должна быть возможность установить, что договор отправляет одна из сторон сделки. Например, ООО «Ватрушка» отправляет скан договора ООО «Мармелад» по электронной почте. Если возникнет спор, «Ватрушка» должна доказать, что почта принадлежит ей;
  • договор в электронном виде должен где-то храниться. Например, на жестком диске или в ящике электронной почты на сервере.

В законе есть случаи, когда обязательно нужны бумажные документы:

  • сделка должна быть нотариально заверена;
  • договор нуждается в государственной регистрации. Это правило действует для сделок с недвижимостью.

Для остальных сделок закон не требует, чтобы директора компаний ехали в другой город и подписывали договоры лично. Можно подписать договор, отсканировать его и послать партнеру пдфку. Но есть нюансы, как сделать скан юридически значимым.

Как обмениваться сканами

Компании могут обмениваться сканами договоров, работать по ним годами и платить по счетам. Вопрос законности скана возникает, если у одного из партнеров появляются претензии по сделке. Например, клиент заявляет, что он договаривался о другой цене или передумал работать. В этом случае надо доказать, что у скана есть юридическая сила.

Лучше не ждать, пока недовольный партнер пойдет в суд, а заранее себя обезопасить. Для этого есть два железобетонных способа:

Необоснованная налоговая выгода в статье «Дела»

  • подписывать электронные документы электронной подписью;
  • прописывать в договоре, что электронные документы равны бумажным.

С первым способом всё понятно. Компания покупает электронную подпись и ею подписывает документы. По второму способу электронной подписью становится адрес электронной почты. Порядок действий в этом случае такой:

Как узаконить переписку по электронной почте в статье Дела

  • прописать в договоре, что электронные копии равны бумажному договору. Формулировка такая: «Стороны допускают обмен экземплярами договора, дополнений и приложений к нему, актами, уведомлениями, претензиями и другими документами по электронной почте. Переписка по электронной почте имеет силу простой электронной подписи и равнозначна бумажным документам с личными подписями сторон»;
  • в договоре указать, что стороны должны сохранять конфиденциальность доступов к электронной подписи. Это значит, никому нельзя передавать доступ к почте, логин и пароль: «Стороны обязуются сохранять конфиденциальность доступов к электронной почте и не передавать их третьим лицам». Это перестраховка на случай, если партнер начнет доказывать, что почта не принадлежит второй стороне, ее украли или взломали;
  • обозначить в реквизитах электронные почты сторон. Обмениваться договорами и другими документами лучше только с них;

Если всё сделать по инструкции, суд будет на стороне компании.

Всё, что нужно для бизнеса

Дело Модульбанка — это издание о бизнесе. Мы рассказываем обо всём, что нужно знать российскому предпринимателю: какие вышли новые законы, как проходить проверки в разных инстанциях, как не получить штрафов.

Обменялись сканами: как расценивать договоры, заключенные по интернету

Если сторона сделки поставила на документе обычную рукописную подпись, отсканировала его и отправила контрагенту по электронной почте, с помощью мессенджера или в соцсети, считать ли такой договор заключенным? На что обратить внимание при доказывании факта заключения договора? Что делать, если сторона отрицает направление документа? Рассказываем, как фирмы заключают договоры по интернету и когда соглашения считаются незаключенными.

Можно ли считать обмен сканами документов заключением сделки?

Да, если есть возможность достоверно установить, что сканы документов исходят от сторон по договору. «Если одна из сторон будет оспаривать факт заключения договора, другая сторона [в суде] будет обязана доказать, что именно ее контрагент направил соответствующий документ», – объяснил старший юрист Baker McKenzie Денис Ежов. Обычно для этого достаточно подтвердить, что электронная почта, страница в соцсети, мессенджер принадлежат конкретному лицу. И ему вряд ли помогут объяснения, что с его аккаунта документы отослал кто-то другой. «Чаще всего суды приходят к выводу, что человек сам отвечает за сохранность своих логина и пароля. Если третье лицо получило к ним доступ, то это проблемы владельца. Такой подход вполне логичен: почему я должен отвечать за рассеянность своего контрагента?» – считает юрист Практики по разрешению споров и банкротству АБ «Линия Права» Кирилл Коршунов. Если стороны не оспаривают договор и не заявляют о его фальсификации, суды признают такие договоры (например, дело № Ф05-20919/2016).

Старший юрист АБ «Егоров, Пугинский, Афанасьев и партнеры» Евгения Евдокимова напоминает, что сначала переписку по интернету нужно заверить у нотариуса, а потом предоставлять в суд. Например, в деле № Ф07-11603/16 истец этого не сделал, и его иск был отклонен.

Как быть, есть сторона отрицает, что отправляла документы?

Проверить, договаривались ли стороны обменяться документами с конкретных адресов электронной почты (номеров в мессенджерах, страниц в соцсетях и т. д.). Если стороны указали в соглашении о ведении переговоров или в допсоглашении, что будут общаться по определенному каналу – это будет лучшим доказательством действительности сделки. Если вид связи в договоре не указан, но он является корпоративным, не составит труда доказать, что переписку ведет сторона по договору. «Компании, с корпоративного домена которой пришел подписанный скан договора, будет сложно убедить суд, что она не имеет отношения к этому документу», – говорит Коршунов. Действительно, в деле № Ф06-1047/15 суд установил, что для признания договора заключенным достаточно переписки даже не с согласованных имейлов, а с имейлов с тем же доменным именем. Однако тут может возникнуть другой вопрос, имел ли хозяин электронной почты (телефонного номера, мессенджера, страницы в соцсети) полномочия на заключение договора. «Такое возражение отбивается тем, что полномочия подписанта следовали из обстановки, например, этот способ связи указан на сайте компании», – уверен Коршунов. Однако в деле № Ф05-21194/16 суд так и не смог установить, что переписку вел человек, который имеет право заключать договор, и признал его незаключенным.

Выяснить, заключались ли раньше договоры с той же электронной почты, страницы в соцсети или мессенджера. Если да, значит, это привычная практика для этих контрагентов. В таком случае не придется устанавливать, что документ отправлен стороной договора. Например, АС Северо-Западного округа принял такой аргумент в деле № Ф07-1046/2016, поскольку стороны уже успешно заключали договоры по интернету. Но не надо путать полностью электронный документооборот с ситуациями, когда участники сделки обмениваются отсканированными копиями, а затем бумажными оригиналами. Если они однажды почему-то не передали друг другу оригиналы, суд не признает договор заключенным (№ Ф04-3483/16).

Посмотреть, было ли одобрение сделки. Одобрение сделки происходит при полной или частичной передаче аванса (№ А19-1050/2012, № А19-1050/2012), поставке товара, выполнении работы, оказании услуги (№ 07АП-1144/16, № 01АП-7858/15, № Ф08-2313/17), оплате денег в связи с нарушением обязательств, подписании акта сверки задолженности, просьбе об отсрочке или рассрочке исполнения, и т. д. Если стороны одобрили сделку, то договор будет считаться заключенным (п. 123 постановления Пленума ВС от 23 июня 2015 года № 25; дело № Ф05-13764/16). Коршунов считает нелепым поведение стороны, которая начала принимать продукцию за оплату в долларах, но после скачка курса вдруг стала ссылаться на то, что никакого договора не заключала. «Еще иногда фирмы «прокалываются»: еще до того, как возник спор, они указывают в платежных документах или переписке реквизиты договора, который оспаривают, – делится Коршунов. – Суды расценивают это как осведомленность о договоре и согласие с его заключением».

Читать еще:  Как найти и проверить исполнительный лист ФСПП по номеру производства

А если переписка осуществлялась с личной почты/телефона?

В этом случае следует проанализировать название почты – если в нем указана фамилия владельца, доказать принадлежность почты будет несложно. Однако такая удача выпадает не всегда. Например, в деле № Ф09-1081/17 суд пришел к выводу, что из названия почты, расположенной на [публичном] домене @bk.ru, нельзя установить, кому она принадлежит. В итоге суд не подтвердил, что переписку вело именно указанное лицо. Определить, принадлежат ли сторонам адреса электронной почты, можно с помощью судебного запроса провайдеру об их IP-адресах (если они статические).

Соответственно, если обмен документами осуществлялся по телефону, можно сделать запрос оператору сети о принадлежности номера конкретному абоненту. «Применительно к мессенджерам достоверно установить и доказать личность владельца аккаунта – задача непростая, так как верификация владельца, как правило, не производится. Однако с помощью IP-адресов и определенных поисковых действий возможно и это», – уверен к. ю. н., партнёр, глава отдела по разрешению споров Noerr Виктор Гербутов. Аналогично ситуация обстоит с соцсетями.

Руководитель группы практики по разрешению споров Goltsblat BLP Василий Малинин дает советы, как заключить договор по интернету. Он рекомендует либо заранее согласовывать адреса электронной почты (страницы в соцсети, мессенджера) всех участников правоотношений, либо вести обмен электронными сообщениями с лицом, которое имеет официальное [корпоративное] доменное имя.

На что еще обратить внимание?

Конечно, на качество документов, которыми обмениваются стороны, – сканировать деловые бумаги нужно в высоком разрешении. Перед отправкой файла имеет смысл проверить, не происходит ли автоматического сжатия, которое может существенно ухудшить изображение. Если возникнет спор, чья подпись в документе, подлинная ли печать, вносились ли изменения в документ с использованием графических редакторов, это может облегчить проведение экспертизы. Как правило, при заявлении стороной спора о фальсификации договора именно заключение эксперта является решающим фактором (№ Ф05-19232/16, № Ф01-4768/16).

Юрист практики «Интеллектуальная собственность и информационные технологии» санкт-петербургского офиса «Борениус» Алексей Грибанов уверен: документы, предназначенные для дальнейшего сканирования, лучше составлять таким образом, чтобы подписант не только ставил в них свою подпись, но и собственноручно вносил дату, фамилию, имя, отчество. Этот рукописный материал может проанализировать эксперт, если возникнет спор об авторстве подписи.

Также полезно сопровождать обмен сканами документов перепиской (см. дело № Ф08-4320/15) и лучше, если она будет происходить по иным каналам связи. Например, после обмена документами по электронной почте имеет смысл подтвердить их получение с помощью СМС

И еще. Как бы вы не перестраховывались при заключении договоров посредством обмена сканами через интернет, отдельные банки и госорганы не будут считать такие договоры заключенными надлежащим образом. «В отношении «первичных» документов российский закон и практика более строги. Акты приемки, накладные и так далее обязательно подписывать на бумаге или обязаны подписывать их в оригинале или в электронном виде с обязательным использованием электронной подписи. В случае нарушения этого требования документы не примут», – рассказал Ежов.

Имеют ли юридическую силу сканированные копии документов

На днях с московскими коллегами из accountprofi.ru разбирались в юридической силе договора при наличии только электронной (сканированной) копии этого документа, что если одна из сторон впоследствии откажется от признания этой сделки.

В качестве примера представим следующую ситуацию: обе стороны сделки проставили свои рукописные подписи на документе, заверили их печатями организации, и обменялись по электронной почте. Разбираемся, на что обратить внимание, как правильно отправлять и когда могут признать сканированные договоры незаключенными.

Правовые особенности

Имеют ли электронные копии документов юридическую силу? Да, если представляется возможным установить факт его направления и акцептование сканированной копии документа принимающей стороной.

Даже если сторона будет отрицать заключение сделки, то достаточно подтвердить, что указанная страница в социальной сети, электронная почта, какой-либо мессенджер принадлежат этому лицу. При этом судом не принимаются доводы о том, что документы отправлялись третьим лицом, так как за сохранность логина и пароля отвечает именно владелец. Стоит помнить, что при предоставлении переписки из интернета обязательно заверить ее у нотариуса – только так суд безоговорочно примет доказательство.

А что если одна из сторон настаивает на том, что документы не отправляла? В этом случае придется:

  • Проверять, договаривались ли участники процесса обмениваться данными в мессенджерах, по электронной почте, со страниц социальной сети. Идеально, когда указание определенного электронного адреса отображается при ведении переговоров, либо в самом договоре или заявке. При работе по корпоративным каналам с одноименным доменом задача значительно облегчается и судом признается, что переписка велась стороной договора. Однако и здесь есть подводный камень – может возникнуть вопрос правомерности доступа и наличия определенных полномочий ведения переписки конкретного сотрудника.
  • Также следует выяснить, заключались ли договоры с данной электронной почты и прочих каналов связи с другими контрагентами. Если ответ положительный, то доказывать фактическое отправление документа стороной не придется.
  • Анализировать, была ли одобрена сделка? Как правило, в качестве одобрения может служить авансовый платеж по договору, оплата штрафных санкций при неисполнении обязательств или отсрочке. Иногда фирмы, которые не согласны с фактом заключения, «неосмотрительно» в назначении платежа прописывают реквизиты оспариваемых договоров, что расценивается как акцептование сделки.

«Ничего личного»

Если переписка ведется с личной почты или аккаунта в соцсети, то при указании фамилии владельца доказывание не составляет труда. Но не всегда такое возможно. Чаще всего наименование «отвлеченное», а домен общественный. Доказать принадлежность можно по судебному запросу провайдеру и при условии, что IP-адрес с которого сторона сделки вела переписку, является статическим.

Если переговоры происходили по личному телефону и факсимильной связи, то достаточно у оператора запросить информацию о принадлежности номера.

Как снизить риски?

Возможно, это прозвучит банально, но нужно обратиться за квалифицированной помощью, если в штате нет собственного юриста, то здесь можно получить, как разовую консультацию, так и договориться на полное сопровождение на индивидуальных условиях. Чтобы снизить риск возникновения споров на предмет юридической силы электронных (сканированных) копий документов, следует:

  • Заблаговременно согласовывать электронные адреса для обмена документами и прописывать их в договоре.
  • Вводить обмен сообщениями по электронной почте только с корпоративным доменным именем.
  • Сканировать бумаги в хорошем качестве и с высоким разрешением, чтобы облегчить дальнейшее доказывание оригинальности подписи и самого документа.
  • Предусматривать не только указание подписи, но и рукописную расшифровку фамилии подписанта.
  • Сопровождать обмен сканированными копиями перепиской с подтверждением получения.
  • Убедиться в получении документов не только по электронной почте, но и по телефону контактного лица.

Стоит помнить, что некоторые банковские и государственные структуры не признают юридическую силу сканированных документов. Так, обязательно подписание оригиналов первичных документов – актов, накладных на передачу ТМЦ, кадровых документов и доверенностей. В этом случае следует обязательно иметь на руках оригиналы, либо заверенные копии.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector