Реестр больничных листов для возмещения ФСС образец

Реестр больничных листов для возмещения ФСС образец

Заполняем реестр больничных листов для возмещения ФСС по образцу

Вести учет больничных листов – важная и ответственная обязанность. От качества ее исполнения во многом зависит, как сложатся отношения компании с ФСС.

С прицелом на проверку

Такой документ, как больничный лист, имеет серьезную юридическую силу, что дает основания Фонду социального страхования проводить проверки. Выдача данного документа подразумевает выплату денежной компенсации сотруднику, который на определенное время утратил работоспособность. Также по нему компании принимают к вычету затраты на выплату пособий.

Имейте в виду: в случае необходимости проведения камеральной ревизии ФСС вправе потребовать полную информацию по документам, сформированным работодателем. Как соцстраховцы проверяют больничные листы, можно узнать из постановления Фонда социального страхования № 81 от 07.04.2008 г.

Лист нетрудоспособности — это своего рода поддержка государства и гарантия материального благополучия граждан. На основе этого документа наниматель оплачивает нетрудоспособность сотрудника даже в случае его отсутствия на рабочем месте.

Больничный лист должен быть оформлен надлежащим образом и рассмотрен в обязательном порядке. Должностное лицо медучреждения, заполняющее данный документ, обязано соблюдать законные основания для его выписки, а специалист на фирме – составлять регулярные отчеты по таким документам, полученным от сотрудников.

Форма и ведение реестра

Поскольку фонд требует составлять реестр больничных листов для возмещения ФСС, образец заполнения можно скачать в интернете. Загвоздка в том, что его форма законом не регламентирована. При этом реестр обязательно должен содержать все необходимые данные. Например, сам ФСС предлагает на своем официальном сайте такой вариант:

Помочь разработать свой вариант реестра больничных листов для возмещения ФСС и заполнить его поможет приказ фонда от 15.06.2012 № 223. В нем можно найти форму реестра сведений, необходимых для назначения и выплаты пособий.

На верхней части титульного листа должно присутствовать полное название предприятия, форма его собственности. Следующей строкой указывают название документа. После этого следует внести регистрационный номер страхователя. Далее последует таблица со всей информацией, в которой необходимо привести:

  • номер и серию больничного листа;
  • данные сотрудника;
  • причину нетрудоспособности;
  • период болезни;
  • страховой стаж сотрудника;
  • размер пособия: всего и за счет ФСС.

Все имеющиеся больничные листы должны быть внесены в таблицу, иначе инспекторы ФСС будут иметь вопросы к руководству компании или ее отдельным сотрудникам. Учтите, что отсутствие определенного формата в законодательстве не лишает данный документ серьезности. Поэтому следует предельно внимательно относится к его заполнению.

Кто и когда заполняет

Подлинность документа обычно подтверждает главный бухгалтер предприятия. Подпись руководителя желательна, но необязательна.

Ведение реестра с точки зрения законодательства является необязательной процедурой, но она значительно облегчает работу с документацией. Так, реестр:

  • снимает необходимость делать копии существующих больничных листов для передачи их в Фонд социального страхования;
  • упрощает проведение камеральной ревизии.

Есть программа для заполнения реестра от ФСС. Она бесплатна, но требует ввода информации в ручном режиме. Можно использовать софт известных разработчиков ПО для бухгалтеров. Тогда реестр будет формироваться автоматически. Но такой вариант не всегда оправдан для малых предприятий: может влететь в копеечку. Кроме того, не исключены сбои.

Как правило, помимо реестра компании ведут и журнал, куда вносят поступившие больничные листы. Практика показывает, что они имеют схожие графы и, зачастую, целесообразно объединить эти два перечня.

Реестр можно вести как в бумажном, так и в электронном варианте. Любой формат ФСС принимает к предоставлению. Но если учитывать современную практику, то удобнее выполнять его в электронном виде.

Передача по «электронке»

Учитывая, что фонд предпочитает электронные версии реестра, отправлять его следует при помощи Интернета. Предприятия, ожидающие возмещения ФСС, могут передать документы лично. Сайт фонда не требует регистрации, но на документе должна присутствовать электронно-цифровая подпись.

Имейте в виду: к 2020 году основная часть документооборота по больничным листам будет автоматизирована. Поэтому уже сегодня рекомендуется активно ее использовать всем лицам.

Механизм электронной передачи

  1. Реестр составляют в специальном бухгалтерском ПО или программе Excel.
  2. Документ необходимо переделать в удобный для ФСС формат; для этого можно использовать его же софт.
  3. После проставления электронной цифровой подписи он шифруется. Шифровку можно выполнить с помощью бесплатной программы или воспользоваться услугами удостоверяющего центра.
  4. Выполняется процесс загрузки файлов на сервер ФСС, после чего предприятие получает квитанцию об успешной сдаче реестра.

Для формирования реестра во избежание ошибок желательно использовать программы известных разработчиков. С их помощью временные затраты будут минимальны.

Для формирования реестра некоторые предприятия предпочитают обращаться к специализированным компаниям. Они предоставляют услуги подготовки любых документов для успешного прохождения проверки ФСС. Но выбирать следует компанию с исключительно положительной репутацией.

Изменения условий компенсации по новому законодательству

Еще относительно недавно была практика, при которой работодатель обязан самостоятельно оплачивать сотрудникам больничные листы. Это вынуждало его всячески увиливать от такой обязанности, что провоцировало массу проблем обоим сторонам. Если сотрудник терял работоспособность и предоставлял больничный, то предприятие было обязано целиком выплатить ему компенсацию за свой счет.

После проведения реформы законодательства предприятия обязали делать отчисления в Фонд социального страхования с заработной платы рабочих. По новому законодательству в отчетный период работодатель имеет право вернуть своего рода социальный налоговый вычет, размер которого равен компенсации, выплаченной работнику. Выплата идет за счет ФСС, поэтому работодатель строго отчитывается перед ним за каждый принятый больничный лист.

Читать еще:  Как получить копию свидетельства о смерти

Подлинность документа о болезни

Работодателю необходимо быть убежденным в том, что предоставленный работником больничный – подлинный. Если сомнений в этом нет и не выявлено никаких нарушений, то больничный лист оплачивают. При необходимости удостовериться в подлинности данного документа, стоит выполнить такие действия:

  1. в учреждение, которое выдало больничный лист, направляют письменное обращение с вопросом, ведет ли там деятельность врач, подписавший документ;
  2. в телефонном режиме можно проконтролировать подлинность уникального номера/серии больничного листа, который должен быть отображен и в реестре.

В общих требованиях к внешнему виду листка значится обязательное наличие водяных знаков, цвет которых включает в себя оттенки голубого и желтого, а также наличие серии и штрих-кода. Графы должны быть заполнены разборчивым печатным почерком. Цвет чернил — черный. Исправления в листе нетрудоспособности недопустимы.

Сроки оплаты

Фонд социального страхования обязан произвести расчеты в течение десяти дней. Компенсация сотруднику будет отображена в ближайшей заработной плате.

Если больничный лист был сдан за несколько дней до зарплаты, то вероятнее всего выплата пройдет в следующем месяце.

Работодатель обязан произвести все необходимые расчеты по сумме компенсации, которая зависит от страхового стажа, заработной платы, длительности недомогания и лимита суммы компенсации.

Инструкция: как вести реестр больничных листов для ФСС

Единый реестр больничных листов — это список документов о нетрудоспособности сотрудников для их последующей оплаты территориальным Фондом социального страхования.

Скачать бланк больничного листа в Excel — сведения для назначения и выплаты пособий по нетрудоспособности (пустой бланк)

Список ведут все работодатели-страхователи со штатом работников свыше 25 человек. Но только при условии, что в регионе действует пилотный проект Фонда социального страхования.

Для таких страхователей предусмотрен электронный реестр больничных листов, равно как и для любой другой отчетности в фонд для предприятий с численностью от 25 человек и выше. Организации с меньшим штатным списком подают электронный отчет по своему усмотрению.

Где взять бланк

Для работы применяется унифицированная форма реестра больничных листов для ФСС, бланк утвержден в приказе №579 от 24.11.2017, в Приложении №1. Электронная форма листка нетрудоспособности совпадает с бумажным бланком и его содержанием. Все сведения страхователь заполняет электронно, по правилам из приказа Минздравсоцразвития №624н от 29.06.2011.

Как заполнить

Список требуют для подтверждения оплаты и при проверке страхователей специалистами фонда. Вот как заполнить реестр больничных листов в 2020 году:

  1. Внести сведения о работодателе: наименование, регистрационный номер, код подчиненности, ИНН, КПП и ОГРН, контакты исполнителя.
  2. Вписать информацию о работнике: Ф.И.О., дату рождения и адрес регистрации, ИНН и СНИЛС, паспортные данные.
  3. Указать номер и дату листка нетрудоспособности.
  4. Определить день начала и конец болезни, количество общих дней отсутствия и дату выхода на работу.
  5. Рассчитать выплаты от работодателя и фонда.

Заполненный документ подписать ЭЦП.

А это образец реестра больничных листов для возмещения ФСС (графы с 1 по 12):

Графы с 13 по 30:

Графы с 31 по 47:

Как передавать данные в ФСС

При электронном документообороте между организацией и ФСС бухгалтер получает электронный листок нетрудоспособности работника, заполняет часть работодателя и в течение 5 календарных дней отправляет информацию в фонд. Инструкция, как отправить реестр больничных в ФСС по ТКС:

  1. Бухгалтер формирует список онлайн в одной из пользовательских программ — 1С, СБИС, «Контур».
  2. Документ подписывают ЭЦП и передают в отдел социального страхования.
  3. Фонд проверяет регистр.
  4. Страхователь получает уведомление о результате проверки.
  5. В случае безошибочного заполнения сотруднику переводят деньги в течение 10 дней.

Штраф за отсутствие

Работодатели из определенных регионов с численностью более 25 человек обязаны вести реестр больничных листов ФСС, пилотный проект запущен практически во всех регионах.

Перед подачей регистра проверьте, действует ли в вашем регионе пилотный проект Фонда социального страхования. Если нет, то и перечень сдавать не требуется. Штраф и другие санкции за отсутствие документа не предусмотрены.

Реестр больничных листов для возмещения в фсс (образец)

С некоторых пор ФСС всё чаще требует составить реестр больничных листов для возмещения ФСС, образец заполнения или шаблон оформления которого не предоставляет. Во-первых, этот документ обязателен в регионах, участвующих в пилотном проекте по автоматизации документооборота и расчётов. Во-вторых, чиновники таким образом сверяют подлинность листков нетрудоспособности.

Форма реестра больничных листов

На уровне законодательства или подзаконных актов реестр больничных листов (РБЛ) не унифицируется. В 2008 г. ФСС предложил форму в Excel, однако особо её не афишировал и не требовал единого внешнего вида. С 2011 г. Фонд внедряет пилотный проект, для которого разработал структуру xml-файла. Однако и она не включает форматирование. Главное – передать в ФСС данные, доступные для машинной обработки. В пилотном проекте бумажная форма допустима только для организаций с численностью персонала до 25 чел. Остальные должны передавать сведения в электронном виде.

Читать еще:  Приватизировали квартиру куда идти дальше

Свой образец оформления РБЛ ФСС предложил в рамках бесплатной программы по его созданию. Однако Фонд не ограничивает работодателей в выборе программного обеспечения: загружать электронный реестр всё равно нужно отдельно. Встроенной функции в ПО от ФСС нет. Более широкие возможности предоставляют бухгалтерские программы, однако прямая передача реестра там тоже не реализована. Как вариант, можно создать РБЛ своими силами при наличии ИТ-отдела в организации: xml-кодировка не так сложна.

Кто, как и когда заполняет реестр листков нетрудоспособности

Реестр подготавливается бухгалтерией. Ручная подготовка трудоёмка. Программа от ФСС бесплатна, но требует ручного ввода данных. Специальное ПО формирует РБЛ автоматически, но не всегда оправданно для малых предприятий и не всегда доработано. При создании РБЛ стоит учитывать, что существует журнал регистрации больничных листов. В нём практически те же самые графы, возможно, стоит объединить два перечня.

В регионах, не участвующих в пилотном проекте, можно как угодно заполнять реестр больничных листов для возмещения ФСС, образец есть в интернете. Предоставлять РБЛ в этом случае нужно только по требованию Фонда. Однако некоторые отделения вводят свои инициативы для выявления фальшивых листков нетрудоспособности. При участии в пилотном проекте РБЛ обязателен. Регламентируется только техническая сторона представления данных, всё остальное – на усмотрение заполняющих.

Передача реестра больничных листов в ФСС в электронном виде

Фонд предпочитает работать с электронными версиями РБЛ, которые отправляются при помощи интернета. Те предприятия, которые ожидают возмещение ФСС, могут передавать документ лично. Хотя онлайн-отправка удобна обеим сторонам документооборота. Реестры принимаются там же, где форма 4-ФСС. На сайте не требуется регистрация, но необходима электронно-цифровая подпись (ЭЦП). Учиться ей пользоваться необходимо в любом случае, поскольку к 2018-2020 гг. ФСС планирует автоматизировать большую часть документооборота по больничным листам.

Алгоритм передачи реестра больничных листов через интернет таков:

РБЛ составляется в удобном формате, например, в специальном бухгалтерском ПО или просто в Excel;

Переводится в формат, удобный для ФСС, можно использовать государственную программу; в некоторых коммерческих реализована выгрузка в нужном формате;

Документ подписывается ЭЦП, шифруется. Для этого можно так же воспользоваться бесплатной программой или обратиться в удостоверяющий центр;

Загружается на сайт ФСС, процесс подобен загрузке файлов в других онлайн-сервисах, в том числе на Яндекс.Диске.

По итогам загрузки предприятие получает квитанцию, если всё прошло успешно.

Как заполнить реестры на пособия по пилотному проекту: разъяснения ФСС с примерами

С 2021 года на прямые выплаты из ФСС переходят еще 8 регионов. Таким образом пилотный проект будет действовать по всей России.

Внесут поправки в Федеральный закон № 255-ФЗ от 29.12.2006 «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством». Также выпустят новое Постановление Правительства, где будут описаны все нюансы прямых выплат.

В отделении ФСС по Санкт-Петербургу в рамках подготовки к переходу на прямые выплаты разработали ряд рекомендаций для работодателей по заполнению реестров.

Предлагаем вам ознакомиться с этими рекомендациями. Примеры заполнения реестров — во вложении к этому материалу.

1. При выборе способа получения «через кредитную организацию» необходимо указать счет застрахованного лица в банке, который должен состоять из 20 знаков и правильный БИК банка.

2. При заполнении почтового адреса обязательно необходимо указывать индекс и правильный адрес места жительства застрахованного лица. В закладке «Адрес» проставляется адрес соответствующий КЛАДР, с обязательным заполнением города и улиц.

3. Обязательно указывать ИНН застрахованного лица.

4. При заполнении формы электронного реестра в строке «средний заработок» указывается общая сумма заработка за расчетный период (т.е. за 2 календарных года). В строках «сумма заработка за год 1», «сумма заработка за год 2» указывать сумму заработка за каждый год в отдельности, не превышающую в соответствующем календарном году предельную величину базы для начисления страховых взносов в ФСС, установленную в этом календарном году.

Больничные, БиР и ранние сроки

2. При заполнении формы электронного реестра в строке «Трудовой договор» указывается дата начала/окончания только для срочного трудового договора. Если работник работает по бессрочному трудовому договору, то это поле не заполняется.

3. При заполнении формы электронного реестра в строке «период оплаты» указывается количество дней нетрудоспособности, подлежащих оплате за счет средств Фонда социального страхования.

4. Для работников, занятых у страхователей на условиях неполного рабочего времени, или работников на условиях внешнего совместительства, необходимо указывать размер ставки с учетом ст. 60.1, ст. 91, ст. 93, ст. 284 Трудового кодекса РФ.

5. В случае получения листка нетрудоспособности с отметкой «Дубликат» в реестре сведений, необходимых для назначения и выплаты пособия по временной нетрудоспособности, в графе «Дубликат» также следует делать отметку.

6. Если предоставлен застрахованным лицом листок нетрудоспособности с периодом лечения больше чем на 15 дней без подписи председателя ВК, то реестр сведений в отделение Фонда не направлять. В данном случае листок нетрудоспособности следует вернуть на дооформление.

7. Внимательно заполнять сведения о стаже. В соответствии с п. 66 Приказа Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 29.06.2011 № 624н в строке «Страховой стаж» указывается количество полных лет, месяцев деятельности работника, учитываемой в страховом стаже в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Читать еще:  Выплаты алиментов на ребенка по возрастам в 2020 году

Внимание! Страховой стаж исчисляется на дату наступления страхового случая.

8. В строке «в т.ч. не страховые периоды» указывается количество полных лет, месяцев прохождения работником военной службы, а также иной службы, предусмотренной Законом РФ от 12.02.1993 № 4468-1 «О пенсионном обеспечении лиц, проходивших военную службу, службу в органах внутренних дел, Государственной противопожарной службе, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ, учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы», с 1 января 2007 года.

Внимание! Информацию по «не страховым периодам» указывать только в случаях, когда от этого зависит размер пособия.

9. При заполнении формы электронного реестра для расчета и выплаты пособия по беременности и родам страхователями в строке «расчетный период» необходимо указывать количество дней в расчетном периоде, применяемых для расчета пособия застрахованного лица за исключением периодов временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком.

10. В случае если сведения о постановке на учет в ранние сроки беременности указаны в электронном реестре, направленном для назначения и выплаты пособия по беременности и родам в строке «ранние сроки» с реквизитами соответствующей справки, то направлять отдельно электронный реестр сведений на единовременное пособие женщинам, вставшим на учет в ранние сроки беременности в медицинских учреждениях, не требуется.

Пособие при рождении ребенка

2. Внимание! Строка «справка о неполучении пособия» обязательна для заполнения. В случае отсутствия записи об отце в свидетельстве о рождении ребенка, в данном поле реестра делается запись «отца нет».

3. В случае обращения за получением пособие за несколькими детьми, необходимо направлять электронный реестр на каждого ребенка.

Пособие по уходу за ребенком

2. Графа «Преждевременный выход на работу» не заполняется.

3. Необходимо заполнять данные об очередности рождения ребенка. Указывается ФИО ребенка (детей), за которыми осуществляется уход, если за вторым, то указывается 2. Также указываются фамилия и инициалы каждого предыдущего ребенка (детей), рожденных (усыновленных) матерью данного ребенка с указанием (в скобках) вида документа, подтверждающего факт рождения предыдущих детей.

4. Необходимо указывать справку с места работы (службы, органа социальной защиты населения по месту жительства) другого родителя о том, что он (она, они) не использует указанный отпуск и не получает пособия. Строка «справка о неполучении пособия» обязательна для заполнения. В случае отсутствия записи об отце в свидетельстве о рождении ребенка, в данном поле реестра делается запись «отца нет».

5. В строке «расчетный период» необходимо указывать количество дней в расчетном периоде, применяемых для расчета пособия застрахованного лица за исключением периодов временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком.

6. В случае одновременного ухода за несколькими детьми, необходимо направлять электронный реестр на каждого ребенка.

Реестр больничных листов для возмещения ФСС. Скачать образец реестра

Систематизация данных по случаям нетрудоспособности производится с помощью реестра больничных листов. Документ составляется в произвольной форме с указанием обязательных данных, позволяющих пользователям информации идентифицировать работника, страховой случай и выплаты по бюллетеню. Наличие реестра позволяет упростить камеральную проверку ФСС по бюллетеням.

Обязательные сведения реестра

Бланк документа не установлен на законодательном уровне. Предприятия самостоятельно разрабатывают форму реестра, указав в ней достаточные для контроля выплат данные.

Выплаты, представленные в реестре, суммируются по итогам месяца.

Формат оформления реестра страховых случаев

Для формирования документа используется любой из имеющихся программных обеспечений – 1С, сопровождающие учет программы, специальные разработки системных администраторов. В конфигурациях 1С предусмотрены реестры для страховых случаев различного назначения – нетрудоспособности, выплатах пособий по уходу и рождению ребенка. Предприятия с малой численностью заполняют данные реестра в ручном режиме.

  • Документ подписывает главный бухгалтер предприятия. Подпись удостоверяется печатью организации. Заверение реестра подписью руководителя не является обязательным.
  • Форма представляется как на бумажном носителе, так и в электронной форме.
  • Снимается потребность представления копий листов нетрудоспособности.

Реестр составляется на месячный период. Для листков нетрудоспособности, переходящих на следующий месяц, производится отдельная пометка о продолжении с указанием номера бюллетеня (Читайте также статью: → «Порядок обложения больничного листа налогом, расчет суммы НДФЛ»).

Предоставление сведений в ФСС в форме реестра

Предприятия, не участвующие в пилотном проекте ФСС, не несут обязанности по представлению реестра. Документ составляется по запросу регионального отделения фонда. Добровольно реестр представляется предприятиями при возмещении сумм из ФСС. При предъявлении выплаченных работникам сумм к возврату представление реестра позволяет упростить проверку документов и права на получение сумм. Реестры при возмещении страховых выплат представляются на каждый месяц отдельно.

  • Реестр пересылается в территориальное отделение (филиал) фонда.
  • Бумажный носитель документа имеют право предоставлять организации с численностью менее 25 человек.
  • Для пересылки реестра предприятию необходимо обладать ЭЦП.

ФСС не предъявляет особых требований к виду ПО для составления документа. Реестр представляется в удобном для предприятия формате Читайте также статью: → «Оформление больничного листа в 2020»).

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector