Гарантийное письмо о вызове курьера образец

Гарантийное письмо о вызове курьера образец

Всё о гарантийном письме: пример готового документа и образец для скачивания

Сегодня отсутствует единый, законодательно утвержденный, образец оформления гарантийного письма. При написании данного документа следует руководствоваться общепринятыми нормами деловой переписки. В рамках данной статьи рассмотрим порядок и правила составления данной бумаги. В данной статье подробно рассмотрено что такое гарантийное письмо, представлен пример документа и оговорены нюансы его составления.

Кто ответственен за написание?

Следует отметить, что инициатором гарантийного письма может выступать как юридическое, так и физическое лицо.

Как правило, на предприятии ответственность за составление различного рода документации (договоров, претензий, приказов, гарантийных писем и т.д.) возложена на специалистов юридического отдела.

При этом иногда написанием гарантийных писем также может заниматься и бухгалтерия (в случае, если юридическое лицо предоставляет гарантии по выплате кредита, поставке товара и т.д.).

Гарантийное письмо от физического лица составляется им самостоятельно.

Общие требования

Следует отметить, что законодательство не содержит каких-либо требований относительно порядка и формы составления данного документа. Однако чтобы написать его, нужно все же придерживаться основных правил деловой переписки.

Итак, к оформлению данного документа предъявляются следующие требования:

    Составляется на фирменном бланке организации (если составителем является юридическое лицо).

Бланк должен содержать все реквизиты организации (логотип, наименование, адрес, контактный телефон).

  • Формат бумаги А4.
  • Документ должен содержать номер и дату регистрации.
  • Содержание должно быть изложено в пределах одной страницы.
  • При написании гарантийного письма следует соблюдать следующие требования:

    1. Использовать исключительно деловой стиль переписки (не допускаются просторечные выражения, жаргоны и т.д.).
    2. Содержание документа должно быть четким, ясным и кратким.
    3. Обязательно должна быть поставлена подпись руководителя организации, а также печать юридического лица. Иногда также требуется подпись главного бухгалтера (в случае, если документ касается выполнения платежных обязательств, поставки товара и т.д.).
    4. К документу следует приложить все бумаги, с которыми должна будет ознакомиться вторая сторона (при необходимости).

    Из каких пунктов состоит?

    В общем виде гарантийное письмо включает в себя следующие пункты:

    • Шапку документа.
    • Регистрационный номер и дату.
    • Название документа.
    • Текст письма – тут излагается суть принятых обязательств, представляемых гарантий, а также сроков их исполнения. В рамках данного пункта также указывается реквизиты организации, для которой готовится гарантийное письмо.
    • Подписи должностных лиц, а также фирменная печать юридического лица.

    Пошаговая инструкция по составлению

    Для того чтобы лучше понять порядок составления гарантийного письма, представим пошаговую инструкцию:

    1. Составление шапки документа. На данном этапе необходимо указать полные реквизиты организации, выступающей отправителем письма, а также данные об адресате (наименование, адрес, контактные телефоны).
    2. Далее указывается дата и номер регистрации документа в журнале исходящей корреспонденции.
    3. Посередине бланка указывается название документа: «ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО» (данный пункт не обязателен).
    4. Составление текста документа. Следует отметить, что содержание гарантийного письма в каждом отдельном случае может отличаться. Так, выделяют следующие наиболее распространенные виды гарантий:

    • о предоставлении юридического адреса организации;
    • о своевременном погашении кредита;
    • о перечислении денежных средств за отгруженную продукцию;
    • предоставление гарантии физическому лицу о приеме на работу и т.д.

    Пример готового документа

    ИНН 7734594376 КПП 776549923 ОГРН 3465444567569 ОКПО 82345648

    г. Москва, ул. Ленина, д.54, тел. 8 -345-785-23-44

    Генеральному директору ООО «Типар»

    № 25 от 01.11.17 г. Иванову Михаилу Сергеевичу

    Настоящим ООО «Эксим» в лице Генерального директора Кольца Ивана Аркадьевича обязуется оплатить имеющуюся по состоянию на 31 октября 2017 года задолженность перед ООО «Типар» по Договору № 21 от 25 сентября 2017 года в размере 40 000 (сорок тысяч) рублей не позднее 10 ноября 2017 года.

    Генеральный директор Кольца И.А.

    Гл. бухгалтер Свиридова Е.П.

    Вот как выглядит пример документа после заполнения.

    Трудности и проблемы при оформлении

    Составляя гарантийное письмо, юридическое либо физическое лицо может столкнуться с некоторыми трудностями, которые в основном касаются содержания бумаги. Рассмотрим их:

    • Нечеткая формулировка содержания документа – как уже отмечалось ранее, сегодня отсутствуют какие-либо юридические нормы, которые бы регулировали правовое положение гарантийных писем, а также порядок их составления. В связи с этим зачастую «гарант» неграмотно с юридической точки зрения выражает свою волю, что влечет за собой возникновение различные спорных ситуаций и судебных тяжб.
    • Наличие двойного толкования – документ должен четко отражать волю «гаранта», дабы исключить возникновение неясностей и недоразумений. Особенно это актуально в отношении финансовых обязательств.

    Подводя итог, можно отметить, что самым важным моментом, на который следует обратить особое внимание при написании гарантийного письма, является его содержание. Оно должно быть максимально четкое, конкретное и в полной мере отражать все нюансы правоотношений, возникших между двумя сторонами.

    Discovered

    О финансах и не только…

    Как составить гарантийное письмо? Образец гарантийного письма

    В данной статье речь пойдет о том, что такое гарантийное письмо, кем и в каких случаях оно предоставляется, как правильно составить гарантийное письмо, какие типовые речевые обороты следует использовать при его написании, а также рассмотрим некоторые образцы гарантийных писем.

    Что такое гарантийное письмо?

    Гарантийное письмо — это документ, относящийся к служебной переписке, согласно которому одна сторона предоставляет гарантию выполнения определенных условий или совершения некоторых действий в интересах другой стороны. По сути, это гарантия выполнения обязательств, зафиксированная на бумаге. Этот акт может встречаться не только в отношениях между юридическими лицами, но и во взаимоотношениях физических лиц.

    Гарантийное письмо – это некоммерческое деловое письмо, которое содержит в себе подтверждение (гарантию) выполнения каких-то действий или соблюдение определенных условий: сроков и полноты оплаты за полученную продукцию, выполненные работы либо оказанные услуги, гарантию качества и т.п.

    Гарантийное письмо может составляться в ответ на письмо-претензию.

    Гарантийное письмо — это письменный способ подтверждения обязательств или выполнения определенных условий в требуемый срок и в необходимом объеме. Такое дополнительное подтверждение используется, когда обычных договоренностей может оказаться недостаточно.

    Гарантийные письма достаточно часто используются в предпринимательской деятельности, однако, никаких специальных правил, регламентирующих их оформление и использование, в законодательстве не зафиксировано. Поэтому следует руководствоваться стандартными нормами делопроизводства и стремиться использовать формулировки, которые четко и однозначно будут отражать намерения и обязательства обеих сторон.

    Зачастую, составление гарантийного письма выступает альтернативой заключения договора, когда такое действие по каким-то причинам нецелесообразно или невозможно.

    Гарантийное письмо также может выступать в роли акцепта, то есть намерения принять, например, ранее полученное от контрагента коммерческое предложение. В таком случае направление гарантийного письма фактически будет ответом на сделанное, пусть и в неявной форме, предложение установления договорных отношений.

    Преимущества и недостатки гарантийного письма как заменителя договора

    Преимущества:

    1. можно не оформлять документ, который подписывается обеими сторонами;
    2. если требования к оферте и акцепту соблюдены, то такие правоотношения абсолютно законны;
    3. суд признает гарантийные письма наравне с заключенным договором.

    Недостатки:

    1. объем гарантийного письма ограничивает описание его условий;
    2. невозможно определить все права и обязанности;
    3. не рассматриваются процедурные моменты;
    4. не всегда четко определена ответственность сторон.

    Таким образом, договорные отношения с помощью гарантийных писем юридически правомерны, однако, не исключены спорные моменты, которые могут вызвать судебное разбирательство. Юридическая практика свидетельствует, что гарантийное письмо не является каким-либо официальным подтверждением исполнения обязательства, а служит подтверждением серьезности намерений контрагента либо его признанием долговых обязательств по договору.

    Как составить гарантийное письмо?

    Требования к составлению гарантийных писем такие же, как и к другим подобным деловым документам. В частности:

    • необходимо придерживаться делового стиля написания;
    • в тексте письма не должно быть орфографических и пунктуационных ошибок;
    • информация должна быть изложена кратко, но четко и однозначно — с указанием на конкретные обстоятельства, документы, события, договоренности;
    • должна быть полностью раскрыта суть гарантийного обязательства (за что, кому, когда, в каком объеме и т.п.).

    Гарантийное письмо должно содержать следующие реквизиты:

    1. От кого — информация о гаранте: наименование юридического лица или ФИО физического лица, паспортные данные физического лица, регистрационный код, юридический адрес компании или место регистрации физического лица.
    2. Кому — наименование бенефициара, т.е. лица, которому предоставляется гарантийное письмо. Письмо может быть адресовано как юридическому лицу, так и конкретному должностному лицу компании (как правило, директору).
    3. Дата составления гарантийного письма и его исходящий номер (если по правилам документооборота в компании ведется журнал исходящей корреспонденции).
    4. наименование документа — «Гарантийное письмо» (желательно указать, но не обязательно).
    5. Текст письма — раскрывается содержание гарантии: какие обязательства, в каком объеме и в какие сроки сторона-гарант обязуется исполнить.
    6. подпись – должность, подпись и расшифровка подписи (инициалы и фамилия) составителя гарантийного письма, оттиск печати (при наличии).

    Гарантийное письмо, которое предоставляется юридическим лицом, желательно предоставить на фирменном бланке компании. Если письмо составляется на нескольких страницах, то все они должны быть прошиты и пронумерованы, или же на каждой странице необходимо поставить подпись. При необходимости, к гарантийному письму могут быть прикреплены соответствующие приложения (копия договора, акта выполненных работ, акт сверки задолженности, сертификат качества, гарантийный талон и т.п.).

    При составлении гарантийного письма могут быть использованы следующие речевые обороты:

    • Гарантируем оплату счетов.
    • Мы гарантируем высокое качество (соответствие международным стандартам) товаров, подготовленных к отгрузке.
    • Мы можем предоставить Вам абсолютную гарантию качества.
    • Гарантируем тщательную проверку качества наших товаров перед их отгрузкой.
    • Пожалуйста, обратите внимание на качество наших изделий, свидетельством которого является приложенный к письму сертификат качества.
    • Наша гарантия распространяется на диапазон температуры от __ до __ градусов по Цельсию.
    • Гарантийные обязательства не действительны при условии использования оборудования ненадлежащим образом.
    • При условии соблюдения инструкции по эксплуатации, работоспособность функционирования оборудования составляет не менее __ лет.
    • Учитывая высокое качество нашей продукции, мы можем предоставить гарантию на срок __ лет.
    • Мы гарантируем неизменность лакокрасочного покрытия наших изделий под воздействием света и влаги.
    • Все наши изделия поставляются с письменной гарантией.
    • Гарантия распространяем на __________ .
    • Гарантируем техническое совершенство и чрезвычайное удобство нашего оборудования в работе (во время эксплуатации).
    • Гарантируем Вам скидку в размере __% при условии покупки ___ количества товаров.
    • Ваш представитель обязательно получит комиссионное вознаграждение __% от стоимости товаров, на поставку которых заключен договор, а также __% от заказов, полученных с его территории.
    • Комиссионное вознаграждение составит __% от общей суммы, полученной за реализованный товар.
    • Мы гарантируем Вам цену в размере _____ при условии оплаты счетов в течение __ дней после получения продукции.
    • Гарантируем соответствие качества товара образцам, которые Вы получили от нас на прошлой неделе.

    Виды гарантийных писем

    Каждое гарантийное письмо выполняет определенные функции, в связи с чем выделяют следующие виды гарантийных писем.

    Гарантийное письмо об оплате

    Гарантийное письмо об оплате является фактическим признанием финансовой задолженности по оплате за полученные товары, выполненные работы или оказанные услуги. Чаще всего оно составляется, когда по каким-то причинам платеж нельзя осуществить в срок, предусмотренный договором, т.е. возникает необходимость в отсрочке платежа или уже по факту имеется просроченная задолженность. В таком случае, руководитель компании направляет кредитору гарантийное письмо, подтверждающее размер денежного долга и сроки его погашения.

    Гарантийное письмо об оплате, как правило, подписывает не только директор, но и главный бухгалтер компании (или же финансовый директор).

    Образец гарантийного письма об оплате

    Иногда в тексте гарантийного письма об оплате указывается также размер штрафных санкций, которые плательщик обязуется уплатить в случае нарушения сроков оплаты.

    Гарантийное письмо о поставке продукции, выполнении работ или оказании услуг

    Гарантийное письмо о поставке продукции, выполнении работ или оказании услуг призвано заверить получателя, что указанные в нем обязательства действительно будут выполнены до указанного срока и в определенном объеме. Возможно указание нескольких временных промежутков, если речь идет о поэтапное выполнении работ. В таком документе также подтверждается необходимое качество в соответствии с теми или иными стандартами (ISO, ГОСТ и т.д.).

    Подобное гарантийное письмо может быть составлено, если может возникнуть или уже возникло нарушение сроков или объемов по договору, спецификации или иным документам.

    Образец гарантийного письма о выполнении работ

    Гарантийное письмо о приеме на работу

    Необходимость в составлении гарантийного письма о приеме на работу может появиться в случае приема на работу:

    • иностранного гражданина (для предоставления в миграционную службу);
    • студента (для предоставления в учебное заведение);
    • бывших заключенных после освобождения из мест лишения свободы (для предоставления в органы, осуществляющие административный надзор).

    Образец гарантийного письма о приеме на работу

    Гарантийное письмо о приеме на работу целесообразно также получить и соискателю на вакантную должность, прежде чем уволиться с текущего места работы. При этом желательно, чтобы в гарантийном письме был также указан размер должностного оклада, система премирования и социальный пакет (при его наличии).

    Гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса

    Гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса – это деловое письмо, которое содержит в себе подтверждение факта заключения договора аренды с существующим обществом либо намерения собственника нежилого помещения сдать его в аренду после проведения государственной регистрации нового юридического лица. Иными словами, оно гарантирует право на заключение в дальнейшем договора аренды. Данное письмо сдается в регистрирующий орган и составляется по запросу арендатора.

    Образец гарантийного письма о предоставлении юридического адреса

    В качестве приложения к гарантийному письму о предоставлении юридического адреса выступает копия документа, подтверждающего право владения арендодателем данным объектом недвижимого имущества (например, свидетельство о праве собственности) – заверенная нотариусом или уполномоченным должностным лицом организации. Если с новой организацией заключается договор субаренды, то предоставляется копия договора аренды на объект недвижимости, в котором должен содержаться пункт о праве арендатора на сдачу помещения (здания, иного объекта недвижимости) в субаренду.

    Существует еще такой вид гарантийного письма как банковское гарантированное письмо, которое выдается банком на основании заключенного договора банковской гарантии. Банковская гарантия (гарантийное письмо банка) — это обязательство банка-гаранта выплатить по требованию бенефициара (лица, в пользу которого выдается гарантия) определенную сумму денежных средств на согласованных в гарантии условиях. Примером может служить тендерная гарантия. Помимо банковской может быть оформлена и страховая гарантия.

    Способы отправки гарантийного письма

    Существует два официальных способа передачи гарантийного письма:

    1. Направить документ почтой заказным письмом с описью вложения и бланком-уведомлением о вручении.
    2. Передать документ контрагенту через канцелярию или секретаря. В этом случае следует подготовить два экземпляра гарантийного письма, на одном из которых уполномоченным лицом контрагента ставится штамп о принятии документа.

    На практике используется еще один способ – отправка сканкопии (фотокопии) гарантийного письма по электронной почте с последующей передачей оригинала вышеуказанными способами.

    Всё о гарантийном письме: пример готового документа и образец для скачивания

    Сегодня отсутствует единый, законодательно утвержденный, образец оформления гарантийного письма. При написании данного документа следует руководствоваться общепринятыми нормами деловой переписки. В рамках данной статьи рассмотрим порядок и правила составления данной бумаги. В данной статье подробно рассмотрено что такое гарантийное письмо, представлен пример документа и оговорены нюансы его составления.

    Кто ответственен за написание?

    Следует отметить, что инициатором гарантийного письма может выступать как юридическое, так и физическое лицо.

    Как правило, на предприятии ответственность за составление различного рода документации (договоров, претензий, приказов, гарантийных писем и т.д.) возложена на специалистов юридического отдела.

    При этом иногда написанием гарантийных писем также может заниматься и бухгалтерия (в случае, если юридическое лицо предоставляет гарантии по выплате кредита, поставке товара и т.д.).

    Гарантийное письмо от физического лица составляется им самостоятельно.

    Общие требования

    Следует отметить, что законодательство не содержит каких-либо требований относительно порядка и формы составления данного документа. Однако чтобы написать его, нужно все же придерживаться основных правил деловой переписки.

    Итак, к оформлению данного документа предъявляются следующие требования:

      Составляется на фирменном бланке организации (если составителем является юридическое лицо).

    Бланк должен содержать все реквизиты организации (логотип, наименование, адрес, контактный телефон).

  • Формат бумаги А4.
  • Документ должен содержать номер и дату регистрации.
  • Содержание должно быть изложено в пределах одной страницы.
  • При написании гарантийного письма следует соблюдать следующие требования:

    1. Использовать исключительно деловой стиль переписки (не допускаются просторечные выражения, жаргоны и т.д.).
    2. Содержание документа должно быть четким, ясным и кратким.
    3. Обязательно должна быть поставлена подпись руководителя организации, а также печать юридического лица. Иногда также требуется подпись главного бухгалтера (в случае, если документ касается выполнения платежных обязательств, поставки товара и т.д.).
    4. К документу следует приложить все бумаги, с которыми должна будет ознакомиться вторая сторона (при необходимости).

    Из каких пунктов состоит?

    В общем виде гарантийное письмо включает в себя следующие пункты:

    • Шапку документа.
    • Регистрационный номер и дату.
    • Название документа.
    • Текст письма – тут излагается суть принятых обязательств, представляемых гарантий, а также сроков их исполнения. В рамках данного пункта также указывается реквизиты организации, для которой готовится гарантийное письмо.
    • Подписи должностных лиц, а также фирменная печать юридического лица.

    Пошаговая инструкция по составлению

    Для того чтобы лучше понять порядок составления гарантийного письма, представим пошаговую инструкцию:

    1. Составление шапки документа. На данном этапе необходимо указать полные реквизиты организации, выступающей отправителем письма, а также данные об адресате (наименование, адрес, контактные телефоны).
    2. Далее указывается дата и номер регистрации документа в журнале исходящей корреспонденции.
    3. Посередине бланка указывается название документа: «ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО» (данный пункт не обязателен).
    4. Составление текста документа. Следует отметить, что содержание гарантийного письма в каждом отдельном случае может отличаться. Так, выделяют следующие наиболее распространенные виды гарантий:

    • о предоставлении юридического адреса организации;
    • о своевременном погашении кредита;
    • о перечислении денежных средств за отгруженную продукцию;
    • предоставление гарантии физическому лицу о приеме на работу и т.д.

    Пример готового документа

    ИНН 7734594376 КПП 776549923 ОГРН 3465444567569 ОКПО 82345648

    г. Москва, ул. Ленина, д.54, тел. 8 -345-785-23-44

    Генеральному директору ООО «Типар»

    № 25 от 01.11.17 г. Иванову Михаилу Сергеевичу

    Настоящим ООО «Эксим» в лице Генерального директора Кольца Ивана Аркадьевича обязуется оплатить имеющуюся по состоянию на 31 октября 2017 года задолженность перед ООО «Типар» по Договору № 21 от 25 сентября 2017 года в размере 40 000 (сорок тысяч) рублей не позднее 10 ноября 2017 года.

    Генеральный директор Кольца И.А.

    Гл. бухгалтер Свиридова Е.П.

    Вот как выглядит пример документа после заполнения.

    Трудности и проблемы при оформлении

    Составляя гарантийное письмо, юридическое либо физическое лицо может столкнуться с некоторыми трудностями, которые в основном касаются содержания бумаги. Рассмотрим их:

    • Нечеткая формулировка содержания документа – как уже отмечалось ранее, сегодня отсутствуют какие-либо юридические нормы, которые бы регулировали правовое положение гарантийных писем, а также порядок их составления. В связи с этим зачастую «гарант» неграмотно с юридической точки зрения выражает свою волю, что влечет за собой возникновение различные спорных ситуаций и судебных тяжб.
    • Наличие двойного толкования – документ должен четко отражать волю «гаранта», дабы исключить возникновение неясностей и недоразумений. Особенно это актуально в отношении финансовых обязательств.

    Подводя итог, можно отметить, что самым важным моментом, на который следует обратить особое внимание при написании гарантийного письма, является его содержание. Оно должно быть максимально четкое, конкретное и в полной мере отражать все нюансы правоотношений, возникших между двумя сторонами.

    Гарантийное письмо – является неофициальным документом, в котором одна из сторон обязуется соблюсти какие-либо условия или выполнить некоторые действия. Это может касаться оплаты, выполнения определенных работ, продукции или оказания услуг. Стоит отметить, что составление данного письма во многом может сдвинуть решение возникших проблем и является неким гарантом между организациями того, что стороны выполнят определенные договоренные условия.

    Назначение и правила составления письма

    Гарантийное письмо предназначается адресату, с интересами которого связаны действия отправителя. Документ составляется в том случае, если одна из сторон не уверена в соблюдении сроков и условий договоренности, и адресоваться такое письмо может как юридическому, так и физическому лицу.

    Такой вид документов составляется в соответствии с определенными правилами и не может быть написан в вольной форме.

    Гарантийное письмо в обязательном порядке должно содержать следующую информацию, прописанную в указанной последовательности:

    • Номер исходного документа;
    • Дата составления;
    • Адресат (ФИО руководителя организации или ФИО физического лица);
    • Опционально указывается заголовок «Гарантийное письмо» или его тема;
    • Текст письма;
    • Банковские реквизиты стороны, отправляющей документ;
    • Если ранее был заключен договор, в котором прописываются все действия, касающиеся предмета гарантийного письма, отправитель может указать ссылку на этот документ;
    • На усмотрение составителя письма могут быть указаны штрафные санкции, которые последуют в случае несоблюдения условий договора (санкции, выплата неустойки, пени);
    • Подпись лица, составившего документ и ее расшифровка.

    Желательно (но необязательно) составлять документ на фирменном бланке компании или организации, также его можно заверить печатью. Обычно все обязательства сторон прописываются в договоре, но гарантийное письмо в некоторых случаях может стать дополнительной страховкой, которую обеспечивает составляющая сторона.

    Например, если организация только начала свою деятельность и еще руководство еще не успело оформить договор аренды помещения, без которого большинство видов деятельности невозможно, составить официальный юридический договор между сторонами не получится. В этом случае гарантийное письмо станет и подтверждением сделки, и гарантией оплаты (при условии, что документ будет заверен нотариусом).

    Гарантийное письмо пример составления

    от «19» сентября 2013 г.

    Гарантийное Письмо

    ИП Юровский, ОГРН 1115861111121, как получатель пластиковых панелей на основании договора купли-продажи № 14/2015 от 30 сентября 2015 года, заключенного с ООО «Вест», настоящим письмом гарантирует полную оплату продукции в день ее получения.

    Индивидуальный предприниматель Юровский Сергей Викторович

    Нюансы при составлении

    Гарантийное письмо имеет свои особенности, которые необходимо учитывать при составлении. В таком документе лучше не использовать длинных и размытых формулировок, которые могут быть истолкованы двояко: при определенных обстоятельствах это может сыграть не в пользу составителя. В письме можно и нужно использовать слово «гарантия» и его производные: «компания гарантирует», «мы гарантируем».

    В письме недопустимы орфографические и стилистические ошибки: в некоторых случаях это может стать поводом для того, чтобы признать такой документ недействительным. Такое случается крайне редко и выглядит скорее как последняя возможность зацепиться хоть за какое-то нарушение в случае, если одна из сторон всеми силами пытается аннулировать обязательства. Но серьезные нарушения оформления действительно являются веским основанием для того, чтобы письмо утратило силу (отсутствие подписей, реквизитов или неправильная дата).

    Образцы гарантийного письма

    Гарантийное письмо об оплате образец.

    Гарантийное письмо об оплате задолженности образец.

    Образец гарантийного письма о предоставлении юридического адреса.

    Гарантийное письмо о выполнении работ образец.

    Как написать гарантийное письмо на оплату: пошаговая инструкция

    Гарантийное письмо — это образец документа, который позволяет заказчику отсрочить платеж за товары, работы или услуги без нарушения срока поставок.

    Что такое письменная гарантия

    Речь пойдет о некоммерческом документе, который часто используют в деловой переписке. Суть бумаги заключается в том, что отправитель обязуется выполнить какие-либо действия. В нашем случае перечислить деньги исполнителю. Этими средствами обычно оплачивают товары, услуги, работы либо используют их для погашения долга.

    Письменная гарантия подтверждает факт наличия задолженности, а это всегда принимают во внимание при рассмотрении спора в суде.

    Благодаря подобной бумаге участники сделки выстраивают доверительные отношения. Грамотно составленный документ позволяет перенести дату платежа без штрафов и пеней и не допустить срыва сроков поставки товаров (выполнения работ, оказания услуг).

    Гарантию оформляют в случае, когда заказчик не в состоянии перечислить деньги вовремя по тем или иным причинам. А повод для составления такого документа — претензия кредитора к плательщику либо собственная инициатива последнего.

    В КонсультантПлюс найдете много инструкций по гарантийным письмам:

    Чтобы прочитать, понадобится доступ в систему: ПОЛУЧИТЬ .

    Как оформить

    Унифицированная форма гарантийного письма на оплату товаров, работ или услуг действующим законодательством не предусмотрена. Но документ является частью делового документооборота, поэтому при его оформлении стоит учесть несколько общепринятых правил.

    Вот подробная инструкция и образец, как написать гарантийное письмо об оплате от организации заказчика на имя поставщика:

    1. На фирменном бланке организации проставьте дату и исходящий номер.
    2. Внесите информацию о получателе средств (название компании или имя гражданина, адрес).
    3. Пропишите представителя получателя (например, руководитель организации).
    4. Озаглавьте документ (не обязательно).
    5. Напишите основной текст, основание для неуплаты и гарантию перечисления необходимой суммы в конкретный срок.
    6. Укажите реквизиты документа, на основании которого будут переведены средства (накладная, акт приемки и т.п.).
    7. Проставьте информацию об отправителе: Ф.И.О., должности и подписи представителей должника.

    Обычно гарантийное письмо оформляют на листе формата А4 на фирменном бланке, ставят подписи руководителей (генерального директора и главного бухгалтера) и скрепляют печатью.

    В основном тексте кратко укажите причины несвоевременных платежей. Если заказчик планирует выплачивать долг частями, то следует составить график.

    Для большей убедительности плательщики рассчитывают размеры пени, которую ему начислят за каждый день просрочки.

    Вот текстовый шаблон такого документа:

    Заполняется на фирменном бланке организации.

    Заверяется фирменной печатью, подписью руководителя и главного бухгалтера организации.

    Документу присваивается исходящий номер, указывается дата, Ф.И.О. исполнителя и контактный телефон.

    должность, название организации, в чей адрес адресовано письмо

    _________ (наименование организации) гарантирует оплату задолженности за оказанную ____________ (наименование организации) услугу (указать наименование услуги) в размере ____ рублей _____ копеек (прописью) в срок до «___» ______ 20__ года в соответствии с условиями договора на организацию расчетов № ___ от «____» ______ 20__ года. на единый лицевой счет (указать десятизначный код плательщика и код вида услуги и порядка налогообложения).

    (При необходимости указать график платежей).

    В случае несоблюдения гарантийных обязательств об оплате указанной суммы в установленный срок мы выплатим пеню в размере __% от суммы задолженности за каждый день просрочки уплаты.

    Руководитель предприятия ___________ _________________________

    (подпись) (расшифровка подписи)

    Главный бухгалтер * ___________ _________________________

    (подпись) (расшифровка подписи)

    * в случае отсутствия главного бухгалтера на вашем предприятии необходимо отметить:

    Уведомляем о том, что в (наименование организации) отсутствует должность главного бухгалтера.

    Так выглядит образец написания гарантийного письма об оплате выполненных работ.

    Какие ошибки допускают при составлении

    Так как мы имеем дело с официальной бумагой, то здесь неуместно использовать неформальные слова (сленг, просторечия). Не стоит подробно описывать события, повлекшие за собой невозможность перечисления денег в срок. Укажите самую их суть либо пропустите этот момент. Поручительные обязательства необходимо прописывать точно, с указанием суммы и даты ее перечисления.

    Вся информация в тексте должна трактоваться однозначно (без двусмысленных фраз), чтобы предотвратить возможные споры. При формировании гарантии используйте инструкцию и шаблонный образец, как составить гарантийное письмо об оплате поставщику:

    • лаконично обоснуйте причину нарушения сроков оплаты;
    • укажите документ-основание, по которому оплатите задолженность;
    • установите предельный период для перечисления средств;
    • сверьте реквизиты получателя с госконтрактом;
    • подпишите у руководителя и главного бухгалтера.

    При отправке запросите от кредитора уведомление о получении документа. Это позволит исключить потерю бумаг в пути.

    Читать еще:  Возврат мебели в собранном виде
    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector