Меню

. Урок 1 .
Пишем заявление, или Форматирование, выравнивание, отступы

Множество людей самых разных профессий постоянно сталкивается с необходимостью создания текстовых документов.

Текстовый процессор MS Word, входящий в состав пакета Microsoft Office, позволяет не только набрать текст, но и красочно его оформить, добавить таблицы, формулы, диаграммы, иллюстрации и многое другое. Во время работы с текстом осуществляются проверка правописания, расстановка переносов. Большая часть работы автоматизирована.

Несмотря на широчайший набор возможностей, программа Word является простой в освоении и использовании, обладает так называемым «интуитивно понятным» интерфейсом.

Предлагаемые задания и упражнения курса дадут возможность получить практическое представление о перечисленных возможностях этого редактора и поэтапно овладеть базовыми навыками работы с ним.

Сегодня вы научитесь:

    Набирать и форматировать текст.
    Задавать выравнивание абзаца и абзацные отступы.
    Отображать или скрывать знаки форматирования.

Для освоения офисных технологий поступим в виртуальную «Солнечную компьютерную школу» и начнем с заявления, которое наберём, конечно же, в Microsoft Word.

Возможно, ваше окно выглядит не совсем так – не огорчайтесь, когда будет нужно, мы вызовем необходимый элемент.

В центре окна, в рабочей области, уже готов лист, на котором можно набирать текст (справка: Создание документа Word).

В левом верхнем углу рабочего листа мигает вертикальная чёрточка – текстовый курсор. Те символы, которые мы набираем на клавиатуре, появляются именно там, где он находится.

  • Наберите два слова «Директору Солнечной» и нажмите клавишу Enter(справка: Как набирать текст). Должно получиться вот так (если у вас что-то выглядит не так, смело читайте следующий пункт):
  • Прежде чем продолжить, разберёмся с некоторыми моментами:
    • текст примера ограничен пунктирной рамкой – это граница области текста, при печати она не видна, а нам нужна для того, чтобы видеть, а где же всё-таки мы набираем текст. Эта рамка – что-то вроде полей в школьной тетрадке. Как её включить? Выполните Сервис — Параметры… , перейдите на вкладку Вид и отметьте галочкой границы текста;
    • возможно, вы не видите границы области текста даже при включенном режиме их отображения. В этом случае включите режим разметки страницы, выполнив Вид — Разметка страницы (справка: Режимы отображения документа);
    • если вы внимательно рассмотрите текст примера, то заметите, что в некоторых местах – между словами, в конце строк – находятся непонятные значки. Это «шпионские» символы (в Word они называются «непечатаемыми символами» или «знаками форматирования»), они отображаются на месте нажатия «невидимых» клавиш: ¶ – Enter, · – пробел, Tab , и видны только на экране. Чтобы их включить, нажмите кнопку Непечатаемые знакина панели инструментов.
  • А теперь наберите такой текст («шпионские» символы помогут вам понять, где какую «невидимую» клавишу нажать):

:: к началу страницы ::

3. Размер шрифта

Возможно, текст немного мелковат. Увеличим размер (кегль) шрифта:

  • Выделите весь текст: Правка — Выделить всё .
  • В панели инструментов раскройте список Размери выберите в нём 16.

:: к началу страницы ::

4. Абзацные отступы и выравнивание

Теперь создадим абзацный отступ:

  • Выделите первые шесть строчек заявления (его шапку) – для этого расположите указатель мыши левее первой строчки (он примет вот такой вид), нажмите и протяните вниз (справка: Выделение блока текста).
  • включите линейку (если она не включена), выполнив Вид — Линейка ;
  • Ухватите мышью левый нижний бегунок тот, который прямоугольный, и перетащите его к отметке 10 см:
  • Щёлкните по слову «заявление» (или выделите его) и в панели инструментов нажмите кнопку По центру.
  • Выделите текст заявления (или просто щёлкните внутри этого абзаца) и на линейке перетащите верхний указатель к отметке 1,5 см.
  • Нажмите на панели инструментов кнопку По ширине(справка: Форматирование абзаца).
  • Вот так у вас должно получиться:

:: к началу страницы ::

5. Начертание шрифта

Осталось придать нашему заявлению выразительность (справка: Форматирование символа):

  • выделите слово «заявление» и нажмите на панели инструментов кнопку Полужирный.
  • Выделите текст заявления и нажмите кнопку Курсив.
  • А свою фамилию оформите сразу и полужирным, и курсивом:

Оформим слово «заявление» разреженным шрифтом:

  • выделите слово «заявление» ;
  • выполните Формат — Шрифт… ;
  • в окне Шрифт перейдите на вкладку «Интервал»;
  • в списке Интервал: выберите Разреженный;
  • в поле на: введите «2 пт»:

:: к началу страницы ::

6. Предварительный просмотр

А теперь нажмите кнопку Предварительный просмотр и посмотрите, как ваше заявление будет выглядеть, если его напечатать.

7. Сохранение документа

  • Выполните Файл -> Сохранить .
  • В окне Сохранение документа откройте свою папку.
  • В поле Имя файла: введите «Заявление»:
  • Нажмите кнопку Сохранить(справка: Сохранение документа).

Закройте созданные сегодня документы, а затем, открыв их, убедитесь, что все, созданное вами, сохранилось (справка: Открытие документа) .

Коротко о главном

Чтобы отформатировать текст (изменить начертание символов), надо его выделить и воспользоваться кнопками форматирования шрифта .

Чтобы изменить выравнивание абзаца, достаточно установить в него курсор (а если абзацев несколько, то выделить их) и воспользоваться кнопками выравнивания .

Изменить цвет выделенного текста поможет кнопка-список Цвет шрифта , а выделить текст маркером – кнопка Выделение цветом .

В любом документе Word обязательно присутствуют знаки форматирования. Для их отображения или скрытия необходимо включить/выключить переключатель Непечатаемые знаки .

В окне Шрифт можно произвести более детальную настройку параметров шрифта: сделать выделенный текст верхним или нижним индексом, зачеркнуть, создать тень или контур (вкладка Шрифт), задать межбуквенный интервал, вертикальное смещение, горизонтальный масштаб (вкладка Интервал).

Как создать шапку документа в Word

Автор: Леонид Радкевич · Опубликовано 16.10.2011 · Обновлено 06.12.2016

Часто возникает необходимость в создании шапки у документа (группы верхних реквизитов). Это может быть, например, обращение к кому-то от адресата, или адрес. Рассмотрим, как грамотно создать шапку документа.

Требуется выполнить следующие действия:

    1. Поместите курсор в самом начале текста в начале первой строки.
    2. Нажмите клавишу Enter 5 или 6 раз.
    3. Это освободит вам место в начале документа для ввода адреса.
    4. Ваше письмо должно после этого выглядеть примерно так:

  1. Переместите курсор на самый вверх в начало первой строки.
  2. Введите Адрес

ООО «Рога и Копыта»

Иванову Ивану Ивановичу

Когда вы это сделаете, Ваше письмо примет такой вид:

Если у вас получилось много пустого места между адресом и основным текстом, то вы можете это исправить следующим образом:

  1. Поместите Ваш курсор в начало первой строки основного текста.
  2. Нажмите клавишу Backspace несколько раз, пока количество пустых строк между адресом и текстом не уменьшится.
  3. С каждым нажатием клавиши Backspace ваш текст будет подниматься выше на одну строку.

Теперь давайте выделим адрес и переместим ее вправо. Вы уже знаете с прошлого урока как выделить только адрес. Когда вы его выделите, все должно выглядеть так:

Теперь выделенный адрес мы можем перенести вправо, произведя выравнивание по правому краю. Для этого нужно воспользоваться выравнивающими иконками, расположенными на вкладке Главная в верхней части Microsoft Word. Выравнивающие иконки выглядят так:

Первая иконка выравнивает по левому краю, вторая — посередине, третья –по правому краю, а четвертая выравнивает фрагмент текста таким образом, чтобы совпадали как левые, так и правые поля каждой строки.

Смотрите так же:  Сцепленное наследование генов конспект

Попробуйте поэкспериментировать по очереди со всеми иконками над Вашим выделенным адресом, чтобы посмотреть, как они работают. Под конец, нажмите третью иконку для выравнивания адреса по правому краю. Теперь ваш адрес должен выглядеть как на картинке ниже:

Пусть пока это не выглядит достаточно аккуратно Как выпрямить левую часть текста мы рассмотрим позже, когда перейдем к изучению вкладок документов.

Данный урок был посвящен созданию шапки с использованием выделения. Вы еще раз смогли убедиться, что только выделенный текст подвергается изменению при совершении Вами действий над текстом, в то время как не выделенный остается неизменным.

Следующий урок будет посвящен проверке орфографии в word.

Вернуться в начало статьи Как создать шапку документа в Word

Создание форм, предназначенных для заполнения или печати в приложении Word

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Вы можете создать форму в Microsoft Word, начав с пустого документа или шаблона и добавив элементы управления содержимым, включая флажки, текстовые поля, элементы выбора даты и раскрывающиеся списки. Другие люди могут заполнять форму на своем компьютере с помощью Word. В расширенном сценарии все элементы управления содержимым, которые вы добавляете в форму, также можно связать с данными.

Примечание: Форму с элементами управления содержимым можно распечатать, однако поля вокруг них напечатаны не будут.

Чтобы создать форму в Word, выполните указанные ниже действия.

Щелкните вкладку Файл.

Выберите пункт Параметры.

Выберите группу Настройка ленты .

В разделе Настройка ленты, щелкните Основные вкладки.

Установите в списке флажок Разработчик и нажмите кнопку ОК.

Для экономии времени используйте шаблон. Можно также начать с пустого документа и сохранить его как документ или шаблон для повторного использования в будущем.

Создание формы на основе шаблона

Откройте вкладку Файл.

Выберите команду Создать.

Выполните поиск по слову Формы в поле поиска Шаблоны.

Щелкните форму, соответствующую нужному типу.

Нажмите Загрузить, если используется Word 2010, или Создать, если используется Word 2013 или 2016.

Снова откройте вкладку Файл, выберите команду Сохранить как и выберите папку для сохранения формы.

В диалоговом окне Сохранение документа введите имя нового шаблона или документа и нажмите кнопку Сохранить.

Создание формы на основе пустого документа

Если вы хотите создать собственный шаблон, откройте новый документ и сохраните новый документ как шаблон.

В окне созданного документа формы откройте вкладку Файл.

Выберите команду Сохранить как.

В разделе Тип файла выберите в меню пункт Шаблон Word.

В диалоговом окне Сохранение документа введите имя файла для нового шаблона и нажмите кнопку Сохранить.

На вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите кнопку Режим конструктора и вставьте необходимые элементы управления.

Выполните любое из следующих действий.

Вставка элемента управления, куда пользователи могут вводить текст

В элементе управления содержимым «форматированный текст» пользователи могут выделять текст полужирным шрифтом или курсивом, а также вводить несколько абзацев текста. Чтобы ограничить возможности пользователей, вставьте элемент управления содержимым «обычный текст».

Щелкните то место, куда нужно вставить элемент управления.

На вкладке Разработчик в группе Элементы управления выберите команду Элемент управления содержимым «форматированный текст» или Элемент управления содержимым «обычный текст» .

Вставка элемента управления «рисунок»

Примечание: 11 июля 2016 г. Если вы пытаетесь использовать элемент управления содержимым «рисунок» в качестве шаблона в Office 2016, но он не работает, выполните обновление до Office 2016 сборки 16.0.6965.2063. Чтобы получить обновление прямо сейчас, откройте любое приложение Office 2016 и выберите Файл > Учетная запись > Параметры обновления > Обновить. Дополнительные сведения вы найдете на нашей странице примечаний к выпускам (в разделе Ветвь установите переключатель Current).

Элемент управления «рисунок» часто используется в шаблонах, однако его можно добавить и в форму.

Щелкните то место, куда нужно вставить элемент управления.

На вкладке Разработчик в группе Элементы управления выберите команду Элемент управления содержимым «рисунок».

Вставка элемента управления «стандартный блок»

Стандартные блоки используются, когда необходимо предоставить пользователям возможность выбрать определенный блок текста. Например, эти элементы управления полезны при создании шаблона договора, в котором в зависимости от конкретных требований должны быть добавлены разные варианты стандартного текста. Можно создать для каждого варианта элемент управления содержимым «форматированный текст» и поместить их все в элемент управления «стандартный блок», используя его в качестве контейнера.

Элементы управления «стандартный блок» также можно использовать в формах.

Щелкните то место, куда нужно вставить элемент управления.

На вкладке разработчик в группе элементы управления щелкните элемент управления содержимым «Стандартный блок » (в Word 2016 — элемент управления содержимым «коллекция стандартных блоков «).

Вставка поля со списком или раскрывающегося списка

В поле со списком пользователи могут выбрать один из предложенных вами пунктов или ввести собственный вариант. В раскрывающемся списке пользователи могут только выбрать один из имеющихся пунктов.

На вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите Элемент управления содержимым «поле со списком» или Элемент управления содержимым «раскрывающийся список» .

Выделите элемент управления содержимым, а затем на вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите кнопку Свойства.

Чтобы создать список значений, в группе Свойства раскрывающегося списка нажмите кнопку Добавить.

Введите значение в поле Отображаемое имя, например Да, Нет или Возможно.

Повторяйте этот шаг до тех пор, пока все нужные вам значения не окажутся в раскрывающемся списке.

При необходимости задайте остальные свойства.

Примечание: Если установить флажок Содержимое нельзя редактировать, пользователи не смогут изменять выбранные пункты.

Вставка элемента управления «Выбор даты»

Щелкните то место, куда нужно вставить элемент управления содержимым «выбор даты».

На вкладке Разработчик в группе Элементы управления выберите команду Элемент управления содержимым «выбор даты».

Щелкните то место, куда нужно вставить элемент управления содержимым «флажок».

На вкладке Разработчик в группе Элементы управления выберите команду Элемент управления содержимым «флажок».

Использование устаревших элементов управления формы

Щелкните то место, куда нужно вставить устаревший элемент управления.

На вкладке Разработчик в группе Элементы управления щелкните раскрывающийся список Формы предыдущих версий.

Выберите нужный элемент управления в разделе Формы предыдущих версий или Элементы ActiveX.

У каждого элемента управления содержимым есть параметры, которые можно установить или изменить. Например, для элемента управления «Выбор даты» вы можете выбрать различные форматы отображения даты.

Щелкните элемент управления содержимым, который необходимо изменить.

На вкладке Разработчик в группе Элементы управления выберите команду Свойства и измените необходимые свойства.

Пояснительный текст может сделать форму, которую вы создаете и распространяете, более удобной в использовании. Пояснительный текст, который показывается по умолчанию в элементе управления содержимым, можно изменить.

Чтобы настроить текст пояснения по умолчанию для пользователей формы, выполните одно из следующих действий.

На вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите кнопку Режим конструктора.

Щелкните элемент управления содержимым, для которого нужно изменить замещающий пояснительный текст.

Смотрите так же:  Приказ по делопроизводству 170

Отредактируйте и отформатируйте замещающий текст.

На вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите кнопку Режим конструктора, чтобы отключить возможность конструирования и сохранить пояснительный текст.

Примечание: Не устанавливайте флажок Содержимое нельзя редактировать, если необходимо, чтобы пользователи формы заменяли пояснительный текст своим собственным.

Защита формы означает, что ее невозможно изменить; Пользователи могут заполнять защищенную форму, но не могут изменять элементы управления или свойства элемента управления. Защита формы путем внесения всех изменений в группу.

Совет: При желании вы можете проверить форму, перед тем как распространять ее. Откройте и заполните форму, а затем сохраните ее копию в нужном месте.

Откройте форму, которую необходимо защитить.

На вкладке Главная в группе Редактирование щелкните элемент Выделить и выберите команду Выделить все.

Сочетание клавиш. Щелкните любое место в документе и нажмите клавиши CTRL+A.

На вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите кнопку Группировать и выберите команду Группировать (если доступна).

Чтобы создать форму в Word, выполните указанные ниже действия.

Нажмите кнопку Microsoft Office , а затем — Параметры Word.

Выберите категорию Основные.

Установите флажок Показывать вкладку Разработчик на ленте, а затем нажмите кнопку .

Примечание: Лента входит как компонент в Пользовательский интерфейс Microsoft Office Fluent.

Нажмите кнопку Microsoft Office , а затем — Создать.

В области Шаблоны, нажмите Мои шаблоны.

Дважды щелкните Обычный, затем щелкните Шаблон или Документ в области Создание.

Нажмите кнопку Microsoft Office , а затем щелкните Сохранить как.

В диалоговом окне Сохранить как введите имя нового шаблона или документа, а затем нажмите кнопку Сохранить.

Спроектируйте макет формы или возьмите за основу существующую форму. В форму можно добавить элементы управления содержимым, таблицы и другие графические элементы.

На вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите кнопку Режим конструктора, а затем щелкните место, куда необходимо вставить элемент управления.

Выполните любые из следующих действий.

Вставка элемента управления, куда пользователи могут вводить текст

На вкладке разработчик в группе элементы управления щелкните элемент управления форматированным текстом_з0з_ или элемент управления текстом_з2з_.

Вставка заполняемого текстового поля

Важно: Средство проверки орфографии не будет помечать ошибки в текстовом поле формы. Если вам нужна проверка орфографии, используйте элемент управления «форматированный текст» или «текст».

На вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите кнопку Инструменты из предыдущих версий.

Нажмите кнопку Текстовое поле.

В группе Элементы управления выберите команду Режим конструктора и выполните любые из следующих действий.

Чтобы добавить линию по нижнему краю поля, выделите его и нажмите на вкладке Главная в группе Шрифт кнопку Подчеркнутый.

Чтобы ограничить количество информации, которую пользователь может ввести в поле, задайте максимальную ширину. Для этого выделите поле, в группе Элементы управления нажмите кнопку Свойства и введите значение в поле Максимальная длина.

Чтобы поле отображалось с максимальной длиной, добавьте в него инструкцию. В группе Элементы управления нажмите кнопку Свойства и введите текст, например Введите свое имя, в поле Текст по умолчанию.

Вставка раскрывающегося списка, в котором доступны только заданные варианты

На вкладке Разработчик в группе Элементы управления щелкните элемент управления Раскрывающийся список .

Выделите элемент управления содержимым, а затем на вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите кнопку Свойства.

Чтобы создать список значений, в группе Свойства раскрывающегося списка нажмите кнопку Добавить.

Введите значение в окне Краткое имя, например Да, Нет или Возможно.

Повторяйте этот шаг до тех пор, пока все нужные вам значения не окажутся в раскрывающемся списке.

На вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите кнопку Инструменты из предыдущих версий.

Нажмите кнопку Флажок.

Введите пробел, а затем — название для флажка.

Чтобы удалить затенение флажка, нажмите кнопку Инструменты из предыдущих версий, а затем — кнопку Заливка.

Примечание: Вы не сможете установить или снять этот флажок, пока не защитите форму.

У каждого элемента управления содержимым есть параметры, которые можно установить или изменить. Например, в элементе управления «Выбор даты» предлагаются необходимые варианты отображения формата даты.

Щелкните правой кнопкой мыши элемент управления содержимым, который необходимо изменить.

Выберите команду Свойства, а затем измените необходимые свойства.

Пояснительный текст может сделать форму, которую вы создаете и распространяете, более удобной в использовании. Пояснительный текст, который показывается по умолчанию в элементе управления содержимым, можно изменить.

Чтобы настроить текст пояснения по умолчанию для пользователей формы, выполните одно из следующих действий.

На вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите кнопку Режим конструктора.

Щелкните элемент управления содержимым, для которого нужно изменить замещающий пояснительный текст.

Отредактируйте и отформатируйте замещающий текст.

Если необходимо скрыть элемент управления содержимым, когда кто-либо вводит в собственное содержимое данные для замещения пояснений в элементе управления «форматированный текст» или «текст», нажмите кнопку Свойства в группе Элементы управления, а затем установите флажок Удалить элемент управления содержимым при редактировании содержимого.

На вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите кнопку Режим конструктора, чтобы отключить возможность конструирования и сохранить пояснительный текст.

Примечание: Не устанавливайте флажок Содержимое нельзя редактировать, если необходимо, чтобы пользователи формы заменяли пояснительный текст своим собственным.

К отдельным элементам управления содержимым в шаблоне можно добавить защиту, чтобы запретить удаление или редактирование определенных элементов управления содержимым или группы элементов управления. Можно также подготовить форму к распространению и заполнению, заблокировав ее. Еще одна возможность — защитить все содержимое шаблона формы паролем.

Совет: При необходимости можно проверить форму прежде, чем распространять ее. Откройте и заполните форму, а затем сохраните ее копию в нужном месте.

Откройте форму, которую необходимо защитить.

Выделите элемент управления содержимым или группу элементов управления, изменение которой необходимо ограничить.

Чтобы сгруппировать несколько элементов управления, их нужно сначала выделить: удерживая клавишу SHIFT, щелкните каждый из элементов. На вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите кнопку Группировать и выберите команду Группировать.

На вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите кнопку Свойства.

В диалоговом окне Свойства элемента управления содержимым в группе Блокировка выполните любое из следующих действий.

Установите флажок Элемент управления содержимым нельзя удалить, который разрешает редактирование элемента управления содержимым, но запрещает удаление элемента управления содержимым из шаблона или документа, основанного на шаблоне.

Установите флажок Содержимое нельзя редактировать, который разрешает удаление элемента управления, но запрещает редактирование содержимого в элементе управления.

Примечание: Этот вариант доступен не для всех элементов управления.

Откройте форму, которую требуется заблокировать, чтобы ее можно было заполнять.

На вкладке Разработчик в группе Защитить нажмите кнопку Защитить документ и выберите пункт Ограничить форматирование и редактирование.

В области задач Защита документа под заголовком Ограничения на редактирование установите флажок Разрешить только указанный способ редактирования документа.

В списке ограничений редактирования выберите пункт Ввод данных в поля форм.

В разделе Включить защиту нажмите кнопку Да, включить защиту.

Для назначения пароля для документа, чтобы только знающие его пользователи могли удалить защиту, введите пароль в окне Новый пароль (необязательно), а затем подтвердите его.

Важно: Если пароль не используется, изменить ограничения редактирования может любой пользователь.

Используйте надежные пароли, состоящие из букв в верхнем и нижнем регистре, цифр и символов. В ненадежных паролях не используются сочетания таких элементов. Надежный пароль: Y6dh!et5. Ненадежный пароль: House27. Пароль должен состоять не менее чем из 8 знаков. Лучше всего использовать парольную фразу длиной не менее 14 знаков.

Смотрите так же:  Сколько надо оплатить за развод

Очень важно запомнить пароль, поскольку восстановить его с помощью корпорации Майкрософт будет невозможно. Все записанные пароли следует хранить в надежном месте вдали от сведений, для защиты которых они предназначены.

Как создавать шаблоны в Word

Рутинную работу с однотипными документами можно свести к минимуму, если формировать их на основе шаблонов Word. О том, что они из себя представляют, и как их создавать, наш сегодняшний материал.

Достаточно часто в процессе своей деятельности мы создаем однотипные документы: акты, приказы, письма, договоры, курсовые работы и т.п. Все эти документы, как правило, содержат некие текстовые или графические элементы — заголовки, реквизиты, логотипы, текстовые блоки, повторяющиеся из документа в документ.

Обычный пользователь текстового редактора Word, создавая очередной документ, вынужден использовать и править уже кем-то созданный и содержащий в себе все эти элементы документ либо просто копировать в новый документ необходимые элементы, опять же, из старого файла, притом осознавая, что и в этом случае редактирование неизбежно.

Эта рутину можно свести к минимуму, если создавать документ на основе шаблона. Иногда еще шаблоны называют «рыбами». Впрочем, как ни называй, а шаблоны действительно позволяют в разы повысить эффективность работы.

Шаблон можно создать двумя способами, взяв за основу какой-либо документ со всеми присутствующими элементами, или начав с чистого листа, самостоятельно включая в него необходимые элементы.

Я расскажу, как создавать шаблон с чистого листа, и, таким образом, будет легче понять весь процесс, нежели модифицировать имеющийся файл. Для примера мы создадим простой шаблон официального письма. Ничего сложного в этом нет, если следовать моим пошаговым указаниям.

1. Создадим пустой документ.

2. Сразу сохраним его. Зайдем в меню «Файл» (File) и выберем команду «Сохранить как. » (Save as. ). Откроется диалоговое окно «Сохранение документа», в котором нам надо выбрать в поле «Тип файла» (Save as type) тип «Шаблон документа» (*.dot) (Document Template (*.dot).

Будет открыта папка «Шаблоны», в которой по умолчанию сохраняются все шаблоны. Присвойте файлу имя и нажмите кнопку «Сохранить».

3. Определяем, какие элементы (текст и графика) и где именно будут располагаться в документе.

Как правило, все официальные письма содержат такие элементы, как название организации, логотип, реквизиты. В самом тексте письма может быть вежливое обращение к получателю письма и, собственно, сам текст письма. В конце письма приводится наименование должности руководителя организации с его подписью. Возьмем и мы за основу подобную структуру письма.

4. Название организации мы разместим в верхней части документа по центру. Для этого напечатаем название нашей организации прописными буквами, например, ООО «БЕЛЫЕ НОЧИ». Нажимаем клавишу Enter и переходим на новую строку.

5. Ниже можем вставить разделительную линию. Для этого нужно кликнуть мышкой на кнопке «Рисование» (Drawing). В нижней части экрана появится панель рисования с управляющими кнопками. Нас интересуют линии, поэтому выбираем соответствующую кнопку «Линия» (Line). Курсор мыши превращается в крестик.

6. Подводим курсор в форме крестика к названию организации и чуть ниже проводим линию от мигающего курсора до правого края поля, нажимая и удерживая левую кнопку мыши. Линия нарисована.

7. Можно оставить линию как есть, а можно придать ей более элегантный вид. Для этого на панели рисования есть соответствующая кнопка «Тип линии» (Line Style). Щелкаете на ней и выбираете любой тип.

8. После того как вы остановитесь на каком-либо типе линии, дважды щелкните ниже этой линии — в этом месте будут напечатаны адрес и реквизиты организации. Впечатайте те данные, которые считаете необходимыми: юридический и фактический адрес, телефон, факс, URL сайта, E-mail, банковские реквизиты.

9. Теперь отформатируйте набранный текст в соответствии с вашими представлениями. Название организации, например, я выделил и присвоил ему стиль «Заголовок 1» (Heading 1). Я также выровнял заголовок по центру и сделал между буквами разреженный интервал в пять пунктов.

Размер шрифта текста под линией я уменьшил до девяти пунктов и выровнял по центру. Образец вы можете наблюдать ниже на скриншоте.

Таким образом, мы создали постоянную (неизменяемую) часть нашего шаблона, так называемую «шапку». Теперь двинемся дальше и создадим поля, в которые позже вы будете подставлять свои данные.

В левой части шаблона под «шапкой» дважды щелкаем мышкой и печатаем название города, например, Москвы. Затем в противоположной (правой) части шаблона опять дважды щелкаем мышью и в месте мигания курсора вставляем дату. Для этого:

1. В меню «Вставка» (Insert) выбираем команду «Дата и время» (Date and Time). Откроется окно, в котором вы выбираете необходимый формат отображения даты, например 18 июля 2006 г.

2. Отмечаем галочкой поле «Обновлять автоматически» (Update automatically). Теперь при создании нового документа на базе этого шаблона дата уже будет проставлена в соответствии с текущим временем на вашем компьютере.

3. В правой части шаблона ниже даты — с отступом от левого края примерно на 10 см по горизонтальной линейке — дважды щелкаем мышкой. Замигает курсор, и в этом месте мы вставим поле для подстановки данных получателя письма.

4. В меню «Вставка» (Insert) выбираем команду «Поле» (Field). Откроется окно как на скриншоте ниже:

5. В области «Категории» (Categories) выберите «Автоматизация» (Document Automation). В области «Поля» (Field names) выберите команду MacroButton. В области «Сообщение» (Display text) наберите текст «Вставить ФИО получателя» и нажмите OK.

Строго говоря, в области «Имя макроса» следовало было бы указать NoMacro (то есть команда без макроса), но такового в списке не оказалось. Поэтому оставляем как есть, по крайней мере, я никогда не встречал никаких ошибок.

6. Получаем поле с нашим текстом.

Если у вас это поле отображается как обычный текст без затенения, то я рекомендую сделать такое затенение. Это позволит вам впоследствии легко определять в документе нужные поля для ввода данных. Для этого зайдите в меню «Сервис» (Tools) и выберите команду «Параметры» (Options) и на вкладке «Вид» (View) в группе «Показывать» (Show) выберите из списка затенение полей (Field shading) опцию всегда (Always).

Ниже можно дополнительно вставить аналогичное поле адреса получателя и его должности.

У нас осталось вставить приветственное обращение к получателю данного письма, сам текст обращения и подпись отправителя внизу. Попробуйте самостоятельно вставить в ваш шаблон эти поля, опираясь на те указания, которые приведены выше, и не забудьте сохранить получившийся шаблон.

Для примера вы можете взглянуть на скриншот шаблона, который получился у меня:

Теперь, чтобы воспользоваться этим шаблоном для создания письма, вам надо зайти в меню «Файл» (File) и выбрать команду «Создать» (New). Справа появится область задач, в которой нужно выбрать опцию «Общие шаблоны» (On my computer). Откроется окно со всеми доступными шаблонами. Выбираете созданный вами шаблон и нажимаете «OK». Новый документ на основе вашего шаблона будет загружен в Word. Добавляйте свои данные в соответствующие поля и наслаждайтесь автоматизацией.