Опись трудовых договоров уволенных работников образец

Опись трудовых договоров уволенных работников образец

Опись трудовых договоров уволенных работников образец

Как правильно сшивать трудовые договора уволенных сотрудников для сдачи в архив?

  • внутренняя опись документов дела;
  • личный листок по учету кадров;
  • анкета;
  • дополнение к личному листку по учету кадров;
  • автобиография;
  • заявление о приеме на работу;
  • копия документа, удостоверяющего личность;
  • копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
  • копия ИНН;
  • должностная инструкция;
  • копии документов об образовании;
  • характеристики и рекомендательные письма;
  • личные заявления работника;
  • трудовой договор;
  • копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;
  • аттестационные листы;
  • отзывы должностных лиц о работнике;
  • справки о состоянии здоровья;
  • фотографии;
  • лист-заверитель дела (составляется при сдаче личного дела в архив).

1. Приказы о приеме, переводе, увольнении — в отдельную папку, а в конце года прошить?

со сроком хранения 75 лет со сроком хранения 5 лет Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения, формирования их в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения.

Re: Хранение уволенных сотрудников Re: Хранение документов уволенных сотрудников

Опись материалов личных дел работников — что это такое

Личное дело представляет собой совокупность всех документов, касающихся определенного сотрудника. Как правило, они хранятся в отдельной папке. Чтобы иметь точные сведения о бумагах, находящихся в ней, составляется их опись.

Перечень бумаг, которые входят в дело, не регламентирован для частных организаций. Во многом он зависит от специфики работы либо категории сотрудника. Поэтому частники могут самостоятельно его определять и устанавливать.

При определении списка документов, которые должны содержаться в личном деле государственного служащего, следует обратить внимание на ст. 20, 22, 24, 26, 49 и др. ФЗ от 27.07.2004 № 79 «О государственной гражданской службе Российской Федерации». В них указан перечень документов, связанных с назначением гражданина на должность гражданской службы и ее прохождением.

Подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации

При этом располагаются в хронологическом порядке или по алфавиту авторов или корреспондентов. Приложения к независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к, к которым они относятся.

Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка. Распорядительные в службе кадров группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Особенности формирования в дела отдельных видов кадровых 1.Формирование в дела приказов по личному составу Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от срока хранения Приказы по личному составу в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. руководителем Росархива 06.10.2000)

Под архивом могут пониматься:

  • специализированные учреждения, где собираются федерального, регионального или местного значения;
  • отдельное структурное подразделение организации, которое специализируется на хранении документов.

Процедура архивирования кадровых документов в организации

[wpsm_titlebox title=»проверяем наличие документов» style=»3″] Это список не закрытый, ведь в вашей фирме могут отсутствовать одни и присутствовать другие. После проверки нужно все занести в акт. Акт приёма передачи кадровой документации Это основной, которым завершается трудовая деятельность кадровика.

Оформляется документ так: прописывается название фирмы, место и дата составления акта; вставляется гриф утверждения директора; пишется – кто кому передаёт документы; заполняется таблица; проставляются визы всех членов комиссии.

Особенности оформления внутренней описи

Опись в личном деле работника, бланк которой подлежит заполнению, находится в самом начале папки. В ней перечисляется вся содержащаяся в личном деле документация.

Для ее оформления существует унифицированная форма, утв. Архивными правилами (Приложения 2, 10). Она желательна для применения в государственных учреждениях. Частные компании могут разработать собственную форму бланка и использовать его в работе.

В табличную часть данного регистра вносятся следующие сведения о документах:

  • № п/п;
  • индекс документа;
  • дата составления;
  • заголовок;
  • номера листов дела;
  • примечание.

Чаще всего опись состоит из нескольких страниц. Они нумеруются отдельно от страниц самого дела. Согласно п. 3.5.5 Основных правил работы архивов организаций, в папке такие бумаги, как приказы, заявления и т. д., располагаются в следующей последовательности: от первых к последним. Первым делом подшиваются материалы, касающиеся трудоустройства, а далее — связанные с трудовой деятельностью в организации и увольнением сотрудника.

Опись подписывается кадровиком, ответственным за ее оформление. Непременно указывается его должность и Ф.И.О. Также должна быть вписана дата составления — она вносится по завершении наполнения дела.

А если сшиваются договоры длительного хранения, каждый из которых имеет собственный заголовок, но при этом дела сформированы в томе по алфавиту контрагентов, то для них можно ввести дополнительную графу: это не запрещено.

Пользоваться графой «Примечание» для этой информации нельзя.

Срок хранения трудовых договоров работников

Согласно «Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» дела вместе с описями хранятся в архиве предприятия не менее 75 лет.

Нина Ковязиназаместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

  1. Ответ: Как хранить документы в кадровой службе

Документы обязательные для хранения Законодательство обязывает всех работодателей обеспечивать хранение архивных документов, которые образуются в процессе их деятельности (п. 1 ст. 17 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). Кадровая служба организации, как правило, ответственна за хранение документов по личному составу.

Сроки хранения документов Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (абз.

4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

Опись трудовых договоров уволенных работников образец

Тактика ведения переговоров с работниками по увольнениям. Трудовой договор с приказом о приеме на работу. Все случаи увольнения или, говоря юридическим языком, прекращения трудового договора приведены в Трудовом Кодексе. Арбитражный суд отказался наказывать организацию за непредоставление проверяющим из ФСС копии трудовой книжки уволенной сотрудницы. Как я ранее писал о своей проблеме что работодатель не отдает почти месяц трудовую книжку, и не произвел полный расчет со мной до сих пор. Личное дело уволенного работника формируется по принципу досье и сохраняется в отделе кадров организации до окончания Как заключить трудовой договор с несовершеннолетним работником в году.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: ⚖ Как правильно заключить трудовой договор ⚖

Опись дел по личному составу

Опись дел по личному составу — учетный документ, который содержит перечень документов дел по личному составу с указанием индексов, названий документов и др. Она составляется в трех экземплярах согласно форме, установленной » Основными правилами работы архивных организаций «. Она включает в себя:. Опись документов может быть составлена по хронологическому или структурному принципу, которые обычно сочетают в одной описи: в каждой хронологической группе дела распределяются в соответствии со структурным подразделением.

Помимо этого, существует номинальный принцип, согласно которому заголовки дел в описи идут в следующей последовательности:. Указанные виды документов, образующихся в органиациях в больших объемах, могут выделяться в самостоятельные разделы описи, либо в отдельные описи.

Личные дела, личные краточки, трудовые договоры помещаются в описи по году увольнения работника. Необходимо указать то наименование компании, которое она носила во время создания документов. В том случае если организация несколько раз сменила наименование в указанный период, то нужно оставить последнее название. Для организаций, являющихся источниками комплектования государственного или муниципального архива, номер фонда присваивают эти архивы.

Если организации не являются источниками копмлектования государственного или муниципального архива, то номер фонда присваивает сама организация. В том случае если в организации хранится только один архивный фонд, то эта графа не заполняется. Если несколько архивных фондов, например, документы предшественников или подведомственных организаций, то каждый фонд имеет свой номер согласно поступлению его в архив.

Каждое дело вносится в опись под определенным порядковым номером, который является уникальным. Если дело состоит из нескольких томов, то каждый должен быть внесен в опись под самостоятельным номером. При отсутствии номенклатуры, графу необходимо оставить пустой. Заголовок вносится в опись в точном соответствии с заголовком, который находится на обложке дела. Никакие расхождения не допускаются.

В примечании в случае необходимости делаются пометки об особенностях физического состояния документов, выбытии дел и др. В конце описи после последней статьи следует итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел, первый и последний номера дел согласно описи. Кроме того, должны быть оговорены особенности нумерации дел в описи, например, наличие литерных и пропущенных номеров.

Важно: согласно правилам работы архивов разрешено вносить изменения в опись заголовков дел, обнаруженных дополнительно. Их нужно включать в опись документов по личному составу под литерными номерами в соответствии с принятой схемой систематизации или в конец годового раздела. Как правильно провести служебное расследование: этапы, сроки и формы документов. Делопроизводство от А до Я. Работа с обращениями граждан. Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте. Журнал учета поступающих грузов форма МХ Личная карточка работника Т Акт о неисправимых повреждениях документов.

Читать еще:  Больничный лист после операции: длительность, сроки продления

Табель учета рабочего времени. Toggle navigation. Забыли свой пароль? Ваше имя. Закрыть Подписаться. Опись дел по личному составу. Посмотреть образец бланка Посмотреть заполненный образец бланка Скачать бланк Скачать заполненный образец бланка.

Она включает в себя: наименование организации номер фонда порядковый номер индекс дела при наличии номенклатуры дел заголовок дела дата дела число листов в деле примечание если есть Опись документов может быть составлена по хронологическому или структурному принципу, которые обычно сочетают в одной описи: в каждой хронологической группе дела распределяются в соответствии со структурным подразделением.

Правила заполнения описи дел по личному составу Наименование организации Необходимо указать то наименование компании, которое она носила во время создания документов. Порядковый номер Каждое дело вносится в опись под определенным порядковым номером, который является уникальным. Заголовок дела Заголовок вносится в опись в точном соответствии с заголовком, который находится на обложке дела.

Крайние даты В данной графе указываются крайние даты дел. Число листов в деле Необходимо прописать количество листов, относящихся к делу. Они переносятся с обложки дела. Примечание В примечании в случае необходимости делаются пометки об особенностях физического состояния документов, выбытии дел и др.

Итоговая запись В конце описи после последней статьи следует итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел, первый и последний номера дел согласно описи.

Полезная статья? Прочитать позже В избранное Отправить по e-mail Поделиться в соцсетях:. Только зарегистрированные участники могут оставлять комментарии. Авторизуйтесь или зарегистрируйтесь. Бланки Акт о неисправимых повреждениях документов Лист-заверитель дела Акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны Акт о выделении дел к уничтожению Внутренняя опись к делам по личному составу.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения утв. Росархивом 6 октября г. Приказ от 20 июля г. Популярные материалы. Образцы документов. О нас Новости Статьи Полезное в работе. Наши контакты Москва, ул.

Электрозаводская, д. Copyright www.

Как правильно должны подшиваться и храниться трудовые договоры согласно архивных правил?

Любой документ в организации проходит длительный путь от создания до помещения в архив. Одной из функций архива является учет — систематизация дел, создание научно-справочного аппарата и документов архивного учета. Именно на стадии учета архивных документов создаются описи дел. Мы расскажем, какие виды описей могут составляться в организации и как их правильно оформить.

Составляем опись дел

Согласно установленным требованиям личные дела должны быть подшиты в твердую обложку из картона на четыре прокола или переплетены с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Металлические скрепления скобы, скрепки, булавки и т. Листы в деле нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста, черным графитным карандашом. Внутренняя опись составляется к делам, которые состоят из документов, сформированных по видам и разновидностям, когда заголовок неполно раскрывает содержание документов дела. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно! Форма контрольной карточки содержится в приложении 6 к Инструкции о личных делах. Контрольная карточка заполняется и оформляется на каждое выданное дело и помещается на его место.

Срок хранения трудовых договоров уволенных работников

В описи дел по личному составу вместо повторения однотипных заголовков я пишу слова «то Документы мы начали приводить в соответствие с архивными требованиями только в этом году. Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Под внутренней описью принято понимать перечень документов, объединенных в некоторую Личное дело — комплект кадровых документов, в составе которого присутствуют такие источники, как: трудовой договор С каждым работником в соответствии с законодательством РФ работодатель обязан заключить трудовой договор. Обычно опись составляется при оказании архивных услуг. Оформлять и проверять правильность формирования и оформления дел.

Архивация личных дел уволенных сотрудников

По общему правилу организации не обязаны вести личные дела сотрудников. Исключение — государственные и муниципальные служащие ст. Тем не менее, организация вправе вести личные дела сотрудников добровольно. Прописать такую обязанность следует в локальных нормативных актах. Если компания ведет личные дела, она обязана соблюдать ряд правил. Одно из них — дела уволившихся сотрудников надо сдавать на хранение в архив ст.

Архивная опись трудовых договоров

Личное дело работника. Анкета работника для личного дела — бланк. Что должно храниться в личном деле сотрудника. Лист ознакомления с личным делом. Производственный календарь Опись — это список документации, которая собрана в общее дело, либо перечень дел, которые объединены общим признаком опись дел с ведомостями, опись дел по личному составу и т. Этот вид описи обычно оформляется при отправке дел на хранение в архивы.

Естественно, коль отсутствует обязанность по оформлению сего формуляра, не утверждена на законодательном уровне и его форма, что собственно дает право лицу, которое его и ведет, разрабатывать бланк журнала исходя из собственного удобства. Перед тем как подшить переплести , удалите скрепки со всех документов. В начало дела подшейте бланки форм для внутренней описи документов дела, а в конец — бланки листов-заверителей дела.

Опись дел по личному составу — учетный документ, который содержит перечень документов дел по личному составу с указанием индексов, названий документов и др. Она составляется в трех экземплярах согласно форме, установленной » Основными правилами работы архивных организаций «. Она включает в себя:. Опись документов может быть составлена по хронологическому или структурному принципу, которые обычно сочетают в одной описи: в каждой хронологической группе дела распределяются в соответствии со структурным подразделением. Помимо этого, существует номинальный принцип, согласно которому заголовки дел в описи идут в следующей последовательности:. Указанные виды документов, образующихся в органиациях в больших объемах, могут выделяться в самостоятельные разделы описи, либо в отдельные описи.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Срочный трудовой договор — Елена А. Пономарева

Как хранятся трудовые договоры?

  1. Конструктор документов >
  2. Статьи >
  3. Особенности кадрового делопроизводства >
  4. Как хранятся трудовые договоры?

Согласно законодательству РФ трудовой договор нужно составлять в двух экземплярах, и оба они должны быть подписаны обеими сторонами. Иногда может быть необходимо большее количество экземпляров, которые должны быть оформлены аналогично.

Официальных правил или законов по их хранению, к сожалению, нет. Но чтобы исключить путаницу и потерю документов, специалисты по кадрам подшивают трудовые договоры к личному делу сотрудника после издания приказа о найме. Другой способ хранения, который позволяет не запутаться в документообороте – создать новую папку с соответствующим названием и подшивать туда контракты в алфавитном, либо в хронологическом порядке. Трудовые договоры должны быть оформлены согласно установленным законам РФ. К обязательным требованиям относят наличие полного названия сторон, дата начала работы, обязанности сторон, термин трудового договора (если имеется), прочее.

Где хранится трудовой договор работника?

По текущему законодательству Российской Федерации минимальное количество экземпляров трудового договора на одного сотрудника – 2. Оба должны быть зарегистрированы, потом один из них остается в отделе кадров или соответствующем департаменте, второй — отдается на руки работнику и хранится у него. Работник, перед тем как получить свой экземпляр, должен написать на нем вручную – «Один экземпляр трудового договора от 00.00.0000 № 00 получен». Под надписью поставить подпись и фамилию с инициалами. Также работник после получения должен быть завизирован в журнале «Регистрация трудовых договоров», если такой имеется на предприятии (такой журнал не является обязательным согласно законодательству РФ).

Как хранить трудовые договора уволенных?

Личные дела, трудовые договоры и прочее документы необходимо архивировать. Для этого создаются отдельные папки, куда подшиваются дела. Если сотрудников на предприятие много и текучка кадров большая, то на каждый год создается отдельная папка, в которой все документы подшиты в алфавитном порядке фамилий уволенных. Если же сотрудников немного, то создается одна такая папка на несколько лет, в которой года отделены друг от друга – листом-разделителем. В любом случае папка должна содержать в себе опись, год, трудовые договоры. Также существует два подхода к датировкам: согласно законодательству РФ отдел кадров может самостоятельно принимать решения относительно даты подшивки дел — в год приема или в год увольнения работника. Считается хорошим тоном вести архивные папки с указанием года увольнения сотрудника.

Трудовой договор хранится в личном деле или отдельно?

Как указывалось ранее, строгого правила нет. Хотя опытные кадровики советуют хранить в личном деле. Бывают организации, в которых личные дела сотрудников не ведутся. В таких случаях предпочтительнее создавать отдельные папки «Трудовые договоры работников», в которых должна быть опись и сортировка (в алфавитном или в хронологическом порядке, либо в порядке нумерации личных дел). Если имеются дополнительные соглашения к трудовым договорам, то они также отдельно подшиваются к личному делу сотрудника, или в соответствующую папку.

Читать еще:  Размер ответственности основания снижения и повышения ответственности в гп

Опись трудовых договоров уволенных работников образец

Тактика ведения переговоров с работниками по увольнениям. Трудовой договор с приказом о приеме на работу. Все случаи увольнения или, говоря юридическим языком, прекращения трудового договора приведены в Трудовом Кодексе. Арбитражный суд отказался наказывать организацию за непредоставление проверяющим из ФСС копии трудовой книжки уволенной сотрудницы. Как я ранее писал о своей проблеме что работодатель не отдает почти месяц трудовую книжку, и не произвел полный расчет со мной до сих пор. Личное дело уволенного работника формируется по принципу досье и сохраняется в отделе кадров организации до окончания Как заключить трудовой договор с несовершеннолетним работником в году.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: ⚖ Как правильно заключить трудовой договор ⚖

Опись дел по личному составу

Опись дел по личному составу — учетный документ, который содержит перечень документов дел по личному составу с указанием индексов, названий документов и др. Она составляется в трех экземплярах согласно форме, установленной » Основными правилами работы архивных организаций «. Она включает в себя:. Опись документов может быть составлена по хронологическому или структурному принципу, которые обычно сочетают в одной описи: в каждой хронологической группе дела распределяются в соответствии со структурным подразделением.

Помимо этого, существует номинальный принцип, согласно которому заголовки дел в описи идут в следующей последовательности:. Указанные виды документов, образующихся в органиациях в больших объемах, могут выделяться в самостоятельные разделы описи, либо в отдельные описи.

Личные дела, личные краточки, трудовые договоры помещаются в описи по году увольнения работника. Необходимо указать то наименование компании, которое она носила во время создания документов. В том случае если организация несколько раз сменила наименование в указанный период, то нужно оставить последнее название. Для организаций, являющихся источниками комплектования государственного или муниципального архива, номер фонда присваивают эти архивы.

Если организации не являются источниками копмлектования государственного или муниципального архива, то номер фонда присваивает сама организация. В том случае если в организации хранится только один архивный фонд, то эта графа не заполняется. Если несколько архивных фондов, например, документы предшественников или подведомственных организаций, то каждый фонд имеет свой номер согласно поступлению его в архив.

Каждое дело вносится в опись под определенным порядковым номером, который является уникальным. Если дело состоит из нескольких томов, то каждый должен быть внесен в опись под самостоятельным номером. При отсутствии номенклатуры, графу необходимо оставить пустой. Заголовок вносится в опись в точном соответствии с заголовком, который находится на обложке дела. Никакие расхождения не допускаются.

В примечании в случае необходимости делаются пометки об особенностях физического состояния документов, выбытии дел и др. В конце описи после последней статьи следует итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел, первый и последний номера дел согласно описи. Кроме того, должны быть оговорены особенности нумерации дел в описи, например, наличие литерных и пропущенных номеров.

Важно: согласно правилам работы архивов разрешено вносить изменения в опись заголовков дел, обнаруженных дополнительно. Их нужно включать в опись документов по личному составу под литерными номерами в соответствии с принятой схемой систематизации или в конец годового раздела. Как правильно провести служебное расследование: этапы, сроки и формы документов. Делопроизводство от А до Я. Работа с обращениями граждан. Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте. Журнал учета поступающих грузов форма МХ Личная карточка работника Т Акт о неисправимых повреждениях документов.

Табель учета рабочего времени. Toggle navigation. Забыли свой пароль? Ваше имя. Закрыть Подписаться. Опись дел по личному составу. Посмотреть образец бланка Посмотреть заполненный образец бланка Скачать бланк Скачать заполненный образец бланка.

Она включает в себя: наименование организации номер фонда порядковый номер индекс дела при наличии номенклатуры дел заголовок дела дата дела число листов в деле примечание если есть Опись документов может быть составлена по хронологическому или структурному принципу, которые обычно сочетают в одной описи: в каждой хронологической группе дела распределяются в соответствии со структурным подразделением.

Правила заполнения описи дел по личному составу Наименование организации Необходимо указать то наименование компании, которое она носила во время создания документов. Порядковый номер Каждое дело вносится в опись под определенным порядковым номером, который является уникальным. Заголовок дела Заголовок вносится в опись в точном соответствии с заголовком, который находится на обложке дела.

Крайние даты В данной графе указываются крайние даты дел. Число листов в деле Необходимо прописать количество листов, относящихся к делу. Они переносятся с обложки дела. Примечание В примечании в случае необходимости делаются пометки об особенностях физического состояния документов, выбытии дел и др.

Итоговая запись В конце описи после последней статьи следует итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел, первый и последний номера дел согласно описи.

Полезная статья? Прочитать позже В избранное Отправить по e-mail Поделиться в соцсетях:. Только зарегистрированные участники могут оставлять комментарии. Авторизуйтесь или зарегистрируйтесь. Бланки Акт о неисправимых повреждениях документов Лист-заверитель дела Акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны Акт о выделении дел к уничтожению Внутренняя опись к делам по личному составу.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения утв. Росархивом 6 октября г. Приказ от 20 июля г. Популярные материалы. Образцы документов. О нас Новости Статьи Полезное в работе. Наши контакты Москва, ул.

Электрозаводская, д. Copyright www.

Как правильно должны подшиваться и храниться трудовые договоры согласно архивных правил?

Любой документ в организации проходит длительный путь от создания до помещения в архив. Одной из функций архива является учет — систематизация дел, создание научно-справочного аппарата и документов архивного учета. Именно на стадии учета архивных документов создаются описи дел. Мы расскажем, какие виды описей могут составляться в организации и как их правильно оформить.

Составляем опись дел

Согласно установленным требованиям личные дела должны быть подшиты в твердую обложку из картона на четыре прокола или переплетены с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Металлические скрепления скобы, скрепки, булавки и т. Листы в деле нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста, черным графитным карандашом. Внутренняя опись составляется к делам, которые состоят из документов, сформированных по видам и разновидностям, когда заголовок неполно раскрывает содержание документов дела. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно! Форма контрольной карточки содержится в приложении 6 к Инструкции о личных делах. Контрольная карточка заполняется и оформляется на каждое выданное дело и помещается на его место.

Срок хранения трудовых договоров уволенных работников

В описи дел по личному составу вместо повторения однотипных заголовков я пишу слова «то Документы мы начали приводить в соответствие с архивными требованиями только в этом году. Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Под внутренней описью принято понимать перечень документов, объединенных в некоторую Личное дело — комплект кадровых документов, в составе которого присутствуют такие источники, как: трудовой договор С каждым работником в соответствии с законодательством РФ работодатель обязан заключить трудовой договор. Обычно опись составляется при оказании архивных услуг. Оформлять и проверять правильность формирования и оформления дел.

Архивация личных дел уволенных сотрудников

По общему правилу организации не обязаны вести личные дела сотрудников. Исключение — государственные и муниципальные служащие ст. Тем не менее, организация вправе вести личные дела сотрудников добровольно. Прописать такую обязанность следует в локальных нормативных актах. Если компания ведет личные дела, она обязана соблюдать ряд правил. Одно из них — дела уволившихся сотрудников надо сдавать на хранение в архив ст.

Архивная опись трудовых договоров

Личное дело работника. Анкета работника для личного дела — бланк. Что должно храниться в личном деле сотрудника. Лист ознакомления с личным делом. Производственный календарь Опись — это список документации, которая собрана в общее дело, либо перечень дел, которые объединены общим признаком опись дел с ведомостями, опись дел по личному составу и т. Этот вид описи обычно оформляется при отправке дел на хранение в архивы.

Естественно, коль отсутствует обязанность по оформлению сего формуляра, не утверждена на законодательном уровне и его форма, что собственно дает право лицу, которое его и ведет, разрабатывать бланк журнала исходя из собственного удобства. Перед тем как подшить переплести , удалите скрепки со всех документов. В начало дела подшейте бланки форм для внутренней описи документов дела, а в конец — бланки листов-заверителей дела.

Читать еще:  Оценка стоимости машины для наследства красногорск

Опись дел по личному составу — учетный документ, который содержит перечень документов дел по личному составу с указанием индексов, названий документов и др. Она составляется в трех экземплярах согласно форме, установленной » Основными правилами работы архивных организаций «. Она включает в себя:. Опись документов может быть составлена по хронологическому или структурному принципу, которые обычно сочетают в одной описи: в каждой хронологической группе дела распределяются в соответствии со структурным подразделением. Помимо этого, существует номинальный принцип, согласно которому заголовки дел в описи идут в следующей последовательности:. Указанные виды документов, образующихся в органиациях в больших объемах, могут выделяться в самостоятельные разделы описи, либо в отдельные описи.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Срочный трудовой договор — Елена А. Пономарева

Сроки хранения трудовых договоров после увольнения сотрудников

Иногда, когда руководству организации следует решить те или иные вопросы определенной давности, им требуется поднимать архивы с данными бывших работников. При этом последние могли уволиться 10, 20 или больше лет назад. Кроме того, сами соглашения с ними могут понадобиться спустя длительное время. В связи с этим возникает вопрос, какой существует срок хранения трудовых договоров уволенных сотрудников и других документов.

Формирование личного дела

Порядок формирования трудовых отношений с работником регламентируется Трудовым кодексом РФ. В нем присутствует такое понятие, как персональные данные, которые содержат все сведения о человеке, необходимые его работодателю при приеме на работу. Правила их хранения и применения устанавливается работодателем.

Что касается формирования личного дела каждого сотрудника, то организация решает самостоятельно, заводить ли их на каждого в отдельности или лишь на представителей руководящего состава. Оно заполняется в течение всего времени работы человека в организации, а заводится после того, как издается приказ о назначении на должность.

Документы, входящие в состав личного дела, по мере поступления подшиваются и хранятся в сейфе. Все изменения вносятся представителями отдела кадров или бухгалтером. Список документов может отличаться в зависимости от организации, но если речь идет о государственной структуре, то он выглядит таким образом:

  • опись (дополняется по мере поступления);
  • анкета;
  • личный листок;
  • автобиография или резюме;
  • копии справок о получении образования и паспорта работника;
  • в случае изменения анкетных данных — справки и документы, которые это подтверждают;
  • приказы о назначениях, переводах, командировках, отпусках и т. д. ;
  • трудовой договор;
  • аттестационные и другие данные.

Если из личного дела изымается какой-либо документ или же оригиналы заменяются копиями, это обязательно должно быть отражено в описи. При закрытии дела подшивается заявление об увольнении и копия приказа, затем его передают в архив на хранение.

Личная карточка сотрудника

Трудовой договор входит в состав личной карточки работника. В отличие от дела ее заводят на всех без исключения лиц, которые устраиваются на постоянное или временное место работы. Ее форма регламентируется Госкомстатом РФ.

Заполняется она на основании таких документов:

  • трудовая книжка;
  • паспорт;
  • свидетельство о пенсионном страховании;
  • для военных — бумаги о воинском учете;
  • документы об образовании.

Иногда в зависимости от специфики работы компании в соответствии с законодательством могут потребоваться и другие документы, в частности, трудовой договор, если он был заключен. Также карточка включает в себя несколько разделов.

Например, раздел, посвященный приему и переводу на другую работу, должен содержать ссылки на номера соответствующих приказов и дат, поскольку они будут применены для подтверждения трудового стажа. Кроме него, она включает и другие данные. В их числе:

  • знание иностранных языков;
  • все виды отпусков, использованных работником за время трудовой деятельности;
  • дополнительные сведения и т. д.

Если речь идет о государственных должностях, то используется карточка соответствующей формы, но она имеет такое же содержание. Имеются отличия для карт, открытых для работников сферы науки, образования и других видов деятельности.

Карточка заполняется вручную менеджером по персоналу. В записях не должно быть сокращений, они должны быть максимально читабельными. На каждого сотрудника она заводится в единственном экземпляре и хранится в сейфе в отдельной картотеке.

После увольнения работника карточка изымается из регулярного пользования кадровых документов, формируется в отдельную папку, а потом передается в архив.

Сохранение данных

Все дела уволенных сотрудников должны храниться в течение того периода, который регламентируется для того или иного документа. Отдельно хранятся приказы на увольнение, трудовые договоры, заявления на отпуск и прочее. Бумаги должны быть подшиты в хронологическом порядке. Если в офисе компании архива нет, их следует помещать в специальный несгораемый шкаф. Нужно помнить, что не допускается хранение трудовых договоров и личных дел работающих и уволенных сотрудников в одном месте.

Что касается периодов хранения личных дел работников после увольнения, то эти правила утверждены Коллегией Росархива. Они не распространены на документы, связанные с бывшими сотрудниками, и подлежат утилизации в течение 10 лет или даже раньше.

По закону срок хранения договоров и других бумаг составляет 75 лет. В этот список включены:

  • личные карточки людей, уволенных в 2003 году или раньше;
  • выездные дела сотрудников, работающих за пределами страны;
  • сведения о доходах, имуществе и обязательствах работников;
  • реабилитационные данные;
  • подлинные экземпляры личных документов уволенных работников — трудовых книжек, свидетельств о присвоении квалификации, удостоверений, аттестатов и т. д. Их следует хранить в течение этого срока до востребования;
  • акты приемов-передач личных дел при переводе (только для сотрудников государственных органов);
  • бумаги о субъекте персональных данных (уведомления и согласия на обработку личной информации).

Другие документы в архиве не должны сохраняться так долго. В частности, личные карточки уволенных после начала 2003 года находятся в нем не больше 50 лет. В течение пяти лет хранят следующее:

  • резюме и автобиографии уволенных;
  • характеристики;
  • служебные и докладные записки;
  • командировочные удостоверения;
  • копии приказов и выписки из них;
  • заявления.

Если человек так и не был принят на работу, то всю документацию о нем в архиве хранят от года до 3 лет. Представители отдела кадров или бухгалтерии должны строго придерживаться этих правил согласно законодательству.

Необходимость поднятия старых договоров

Закономерным вопросом в ситуации с длительностью хранения трудовых договоров или рабочих дел работников является то, зачем они могут понадобиться спустя 20 или 30 лет после того, как человек прекратил работу в компании.

Дело в том, что причины, по которым они могут потребоваться, бывают совершенно разными. В частности, эти данные обязаны быть предоставлены в случае запросов от компетентных органов, например, суда, других представителей служб защиты правопорядка или же прочих государственных структур.

Это может быть нужно при судебном разбирательстве, когда требуется наверняка знать, работал ли тот или иной человек в определенный период в указанной компании. Причем сроки давности дел могут быть совершенно разными.

Иной случай — это налоговые разбирательства. Иногда появляется необходимость освидетельствования того, что работник представлял интересы компании. Подтвердить такие данные подчас нужно и самим бывшим работникам, и цели могут быть разными. Это защита перед правоохранительными органами, подтверждение получения денежных средств в определенный период и т. д.

Через десятилетия информация может потребоваться потомкам при принятии наследства (и не только). Все случаи, когда договоры могут быть востребованы, нельзя собрать в список, поскольку их очень много.

Несмотря на то что по закону требуется хранить трудовые договоры, книги или личные карточки уволенных сотрудников в течение 75 лет, на практике не всегда представляется такая возможность. Первая причина заключается в том, что далеко не все организации или государственные структуры работают в течение такого периода. Если компания прекращает свою деятельность, оставшиеся документы, которые нужно хранить длительное время или вечно, следует передать в специальные архивные службы. Заинтересованные лица могут получить их по запросу на основании тех или иных документов.

Работа с архивами

Сохранять сведения о бывших работниках в течение регламентированного срока (до 75 лет) обязуются представители государственных или частных структур. Чтобы получить доступ к личным делам, физические или юридические лица должны подать в архив соответствующий запрос и уточнить цель их получения.

В зависимости от ситуации и срока хранения обращаться требуется или в архивную службу, или в кадровый отдел компании, где работал человек, о котором нужно получить данные с той или иной целью. Часто их запрашивают для получения компенсаций, льгот, социальных или пенсионных начислений. Когда документ был использован по назначению, его потребуется вернуть в архив.

Существует возможность предоставления архивных сведений по запросу в электронном виде. Иногда подобные данные (особенно те, что хранятся от 20 лет и дольше) можно отыскать в специальных отделах библиотек, архивов государственных структур или научных организаций. Во многом здесь все зависит от того, в какой именно сфере работал человек.

Причин, по которым может пригодиться личное дело сотрудника, работавшего в компании много лет назад, может быть большое количество. Поэтому кадровики должны соблюдать закон и вести учет хранения документов согласно указанному сроку.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector